ЭДО құжаттарына кабинетте қол қою
Не үшін керек
ЭДО — электрондық құжат айналымы. Жүкқұжатқа, АВР-ға (орындалған жұмыстар актісі) немесе салыстыру актісіне екі тарап та ЭЦП — электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қояды. Осыдан кейін құжат қағазсыз және курьерсіз заңды күшке ие болады.
Компьютердегі кабинетте ЭДО құжаттары бір бөлімде жиналған: қайсысы сіздің қолыңызды, ал қайсысы контрагенттің қолын күтіп тұрғаны көрінеді. Оларға осында бір-бірден немесе бірнешеуіне бірден қол қояды.
Не қажет болады
- Құжатта жеткізуші немесе тапсырыс беруші ретінде көрсетілген таңдалған компания. «Физическое лицо» режимінде мәзірде ЭДО бөлімі жоқ — Компанияға ауысу қараңыз.
- eGov арқылы қол қою үшін — eGov Mobile (ЖК үшін) немесе eGov Business (заңды тұлғалар мен ЖК үшін) қосымшасы бар телефон және ондағы сіздің ЭЦП-іңіз: экрандағы QR-кодты осы қосымшамен сканерлейсіз.
- Кілтпен қол қою үшін — компьютерде іске қосылған NCALayer бағдарламасы және ЭЦП кілті: компьютердегі файл немесе токен.
- Қол қоюға жіберілген құжат. Өз жүкқұжаттарыңыз бен АВР-ды ЭДО-ға Отправить на подпись түймесімен жібересіз — Байланысты құжаттар қараңыз.
Қадам-қадаммен
Құжатты табу
Сол жақтағы мәзірде, Документооборот блогында, ЭДО басыңыз — тармақ ашылады. Оның өзі бетті ашпайды.
Мәзір белгішелерге дейін жиналған болса, меңзерді ЭДО белгішесіне апарыңыз — жанында екі тізім де шығады.
Интерфейс қазақ тілінде болса, бұл бөлімнің жазуларының көбі аударылған: мәзірде Құжат айналымы → ЭҚАЙ → Шығыс / Кіріс. Мақалада орысша жазулар берілген.
Тізімді таңдаңыз: Исходящие — сіздің компанияңыз жіберген құжаттар немесе Входящие — контрагенттер сізге жіберген құжаттар.
Екі жағдайда да бет тақырыбы — ЭДО. Қай тізім ашық екені жоғарыдағы навигация жолынан және мәзірдің ерекшеленген тармағынан көрінеді.
Қойындыны таңдаңыз. Атауының жанында іздеу мен сүзгілер ескерілген құжаттар саны тұрады:
- Все — алдымен ашылады, мұнда тізімнің барлық құжаттары;
- В работе — қол қою аяқталмаған: құжат сіздің немесе контрагенттің қолын күтіп тұр, не ЭДО қолтаңбаны әлі өңдеп жатыр;
- Завершенные — екі тарап та қол қойған және қабылданбаған құжаттар.
Контрагенттің құжаттарын табу үшін оның БИН немесе ИИН нөмірін Поиск по БИН/ИИН өрісіне енгізіңіз — нөмірдің бір бөлігі де жарайды. БИН — компанияларда, ИИН — ЖК мен жеке тұлғаларда.
Дәлірек іріктеу үшін Фильтр басып, қажетті өрістерді толтырыңыз да, Применить басыңыз:
- Дата — кезең: күнтізбеден бірінші және соңғы күнді таңдаңыз, екеуі де іріктеуге кіреді;
- По типу — Акт выполненных работ, Накладная, Акт сверки немесе Договор;
- По статусу — төмендегі кестедегі бір немесе бірнеше күй;
- По контрагенту — контрагенттің толық БИН немесе ИИН нөмірі, 12 цифрдың барлығы.
Қолданылған сүзгілер іздеу жолының астында «Применены:» жазуынан кейін көрінеді. Айқыш бір сүзгіні алып тастайды, Сбросить всё — барлығын бірден; іздеу мен қойынды өзгермейді.
Кестеде — Документ (түрі мен нөмірі), Дата, БИН немесе ИИН көрсетілген Контрагент, Сумма және Статус. Күй сіздің компанияңыз үшін қол қою қай кезеңде екенін көрсетеді:
| Күй | Нені білдіреді |
|---|---|
| Ожидает подписи | Кезек сізде. Шығыс құжатқа сіз әлі қол қоймадыңыз, кіріс құжатқа жеткізуші қол қойып қойды |
| Ошибка подписания | Сіздің қолтаңбаңыз өтпеді — құжатқа қайта қол қоюға болады |
| Ждёт контрагента | Кезек екінші тарапта. Шығыс құжатқа сіз қол қойдыңыз, кіріс құжатқа жеткізуші әлі қол қоймады. Контрагенттің қолтаңбасы өтпесе де, құжат осылай көрсетіледі |
| Подписывается | Тараптардың бірінің қолтаңбасы жіберілді, ЭДО оны өңдеп жатыр |
| Подписан | Құжатқа екі тарап та қол қойды |
| Отклонён | Құжат қабылданбады — оған енді қол қою мүмкін емес |
Экран қойындыны, іздеуді, сүзгілерді және бет нөмірін мекенжай жолында сақтайды: бетті жаңартқанда іріктеу сақталады, ал оған сілтемені әріптесіңізге жіберуге болады.
Құжатты ашу және қол қою
Тізімде құжат жолын басыңыз. Карточка ашылады: жоғарыда атауы, мысалы «Накладная № 12», және күйі, сол жақта баспа нысаны, оң жақта Данные документа және Подписанты блоктары:
- Данные документа — күні, сомасы және ҚҚС; ҚҚС-сыз құжатта НДС жолында «Без НДС» тұрады;
- Подписанты — Поставщик және Заказчик: атауы, көшіру белгішесі бар ИИН/БИН, сіздің тарапыңызда — Вы белгісі. Қол қойған тарап Подписан деп белгіленеді, астында — Подписант және Время подписи.
Баспа нысанын үлкейтуге болады: Ctrl пернесін (Mac-та — Cmd) басып тұрып, оның үстінде тінтуір дөңгелегін айналдырыңыз. Жоғарғы оң жақтағы Скачать PDF файлын компьютерге сақтайды.
Құжатта сіздің компанияңыз жеткізуші болса, Подписать и отправить басыңыз, тапсырыс беруші болса — Подписать. Түйме кезек сізге келгенде ғана болады: алдымен жеткізуші, содан кейін тапсырыс беруші қол қояды.
Подписание документов терезесі ашылады. eGov Mobile (ЖК үшін) немесе eGov Business (заңды тұлғалар мен ЖК үшін) таңдаңыз — терезе QR-кодты көрсетеді.
Телефонда осы қосымшаны ашып, QR-кодты сканерлеңіз де, қосымшада қолтаңбаны растаңыз. Терезе қолтаңбаны күтіп тұрғанда кодтың астында белгіше айналып, «Ждём подпись в приложении» деп жазылады. Кодтың астындағы Назад тәсілді таңдауға қайтарады.
Нәтижені күтіңіз: терезе өзі жабылады, ал қолтаңба өңделіп жатқанда экранда «Подписываем документ» жазуы тұрады.
Нәтиже терезесінде Понятно басыңыз:
- «Вы подписали документ» және «Ожидается подпись второй стороны.» — сіздің қолыңыз қойылды, кезек контрагентте;
- «Документ успешно подписан» және «Обе стороны подписали документ. Теперь он имеет юридическую силу.» — қол қою аяқталды.
«Подписан некорректным ЭЦП» немесе «Не удалось подписать документ» шықса, қолтаңба өтпеді — не істеу керегі «Жиі кездесетін қателер» бөлімінде айтылған.
eGov орнына құжатқа тікелей компьютерде ЭЦП кілтімен қол қоюға болады — NCALayer тәсілімен («Ключ ЭЦП на этом компьютере»). NCALayer — ЭЦП-мен қол қоюға арналған бағдарлама.
Ол Payda-дан жіберілген жүкқұжаттар мен АВР-ға да, ЭДО-ға XML файлымен келген АВР мен салыстыру актілеріне де қол қояды.
- Компьютерде NCALayer бағдарламасын іске қосып, Подписание документов терезесінде NCALayer басыңыз.
- Терезе тәсілдердің орнына қол қою қадамдарын көрсетеді: «Подключение к NCALayer», «Подготовка документов», құжатқа қол қою және «Отправка подписей в ЭДО». Ағымдағы қадамда белгіше айналады, өткен қадамдар құсбелгімен белгіленеді.
- Қол қою қадамында NCALayer терезесінде ЭЦП кілтін таңдап, қолтаңбаны растаңыз. Терезе көрінбесе, ол браузердің артында ашылған.
- Нәтижені күтіңіз: экранда «Подписываем документ», содан кейін eGov-тан кейінгідей нәтиже терезесі шығады.
Қолтаңбалар жіберілмейінше, қол қоюды тоқтатуға болады: Отменить басыңыз немесе Подписание документов терезесін жабыңыз — бірде-бір қолтаңба жіберілмейді. Сол сәтте NCALayer терезесі ашық болса, «Подписание отменено» шығады: NCALayer терезесі экранда қалса, оны жабыңыз. «Отправка подписей в ЭДО» қадамында тоқтату мүмкін емес — қолтаңбалар қойылған, сондықтан терезе жабылмайды, ал Отменить белсенді емес. Қойындыны да жаппаңыз: браузер қайта сұрайды.
Payda-да құжатты қабылдамау мүмкін емес: құжатта қате болса, контрагентпен байланысыңыз.
Бірнеше құжатқа қол қою
- Исходящие немесе Входящие тізімін ашып, құжаттарды құсбелгімен белгілеңіз. Тек Ожидает подписи немесе Ошибка подписания күйіндегі құжаттарды белгілеуге болады.
- Осындай құжаттардың барлығын бірден белгілеу үшін кестенің тақырып жолындағы құсбелгіні қойыңыз. Ол тек ағымдағы бетті белгілейді, ал көбірек жолды кестенің төменгі жағында көрсетуге болады — мысалы, 50/стр.
- Экранның төменгі жағында панель шығады — мысалы, «Выбрано 3». Онда Подписать басыңыз, ал Отменить барлық белгіні алып тастайды.
- Подписание документов терезесінде бір құжаттағыдай тәсілді таңдаңыз: QR-кодпен eGov немесе NCALayer. NCALayer-де кілт барлық белгіленген құжаттар үшін бір рет таңдалады.
- «Документы подписаны» және «Ваша подпись добавлена к выбранным документам. Пока ЭДО её обрабатывает, у документов статус «Подписывается».» хабары шығады. Понятно басыңыз.
Содан кейін екі тарап та қол қойған құжат Завершенные қойындысына Подписан күйімен ауысады. Контрагенттің қолын күтіп тұрған құжат В работе қойындысында Ждёт контрагента күйімен қалады.
Белгіленгендердің арасында Payda-дан жіберілген құжаттар да, XML файлымен келген АВР немесе салыстыру актілері де болса, NCALayer терезесі екі рет ашылады — қолтаңбаны екеуінде де растаңыз. Бұл туралы NCALayer тәсілінің астында алдын ала жазылады, ал қол қою қадамдарында «Окно NCALayer 1 из 2» және «Окно NCALayer 2 из 2» көрінеді. Терезенің кез келгенін қол қоймай жапсаңыз, бірде-бір қолтаңба жіберілмейді.
NCALayer қолтаңбаларын ЭДО жіберген кезде бірден қабылдайды. Барлығы қабылданбаса, мысалы, «Подписано документов: 2 из 3» және «Причина: …» шығады: «Документы подписаны» терезесі болмайды, ал қабылданбаған құжаттарда белгі қалады — оларға қайта қол қоюға болады.
Қолтаңба кейінірек өтпесе, жеке хабар шықпайды: құжаттың күйі Ошибка подписания болады — оны ашып, қайта қол қойыңыз.
Белгілер тек ағымдағы бетте әрекет етеді: қойындыны, бетті, іздеуді немесе сүзгілерді өзгертсеңіз, олар алынады.
Нәтижені тексеру
Құжатты ашыңыз: Подписанты блогында сіздің тарапыңызда Подписан тұрады, астында — Подписант және Время подписи, ал қол қою түймесі енді жоқ.
Тізімде құжаттың күйі — сіз бірінші қол қойсаңыз Ждёт контрагента, екі тарап та қол қойса Подписан, ал мұндай құжат Завершенные қойындысында болады. Күй Подписывается болып тұрғанда тізім 5 секунд сайын өзі жаңарады, ал қойындылардың жанында «Мәртебелер жаңартылуда» деген жазу тұрады. Қойындылардағы сандар тізіммен бірге жаңарады; жазу жоғалса, жаңартатын ештеңе қалмады.
Жиі кездесетін қателер
| Не көресіз | Себебі | Не істеу керек |
|---|---|---|
| Мәзірде Документооборот блогы жоқ немесе «Требуется организация» шықты | «Физическое лицо» режимі таңдалған: ЭДО бөлімі тек компанияда бар | Компанияға ауысып, Документооборот → ЭДО ашыңыз |
| «Документов пока нет» | Бұл қойындыда құжат жоқ | Все қойындысын және көрші тізімді қараңыз. Өз құжатыңызды ЭДО-ға Отправить на подпись түймесімен жібересіз — Байланысты құжаттар қараңыз |
| Жіберілген құжат тізімде жоқ | ЭДО құжатты бірден қабылдамайды | Біраз күтіп, бетті жаңартыңыз. Сіз жіберген құжаттар Исходящие тізімінде |
| «Ничего не найдено» | Іздеу мен сүзгілерге ештеңе сәйкес келмейді | Іздеуді тазалап, іздеу жолының астындағы Сбросить всё басыңыз |
| Фильтр терезесінде «ИИН должен состоять из 12 цифр» | По контрагенту өрісінде 12 цифрдан аз | БИН немесе ИИН нөмірін толық енгізіңіз немесе өрісті тазалаңыз |
| «Не удалось загрузить документы» немесе «Не удалось загрузить документ» | Тізім немесе карточка жүктелмеді — мысалы, интернет үзілді | Қосылымды тексеріп, Повторить басыңыз |
| Құжатта құсбелгі жоқ | Қол қою кезегі сізде емес: құжат контрагентті күтіп тұр, оның қолтаңбасы өңделіп жатыр немесе қол қою аяқталды | Оған сіздің қол қоюыңыз қажет емес. Құжатты жолды басып ашуға болады |
| Подписать немесе Подписать и отправить түймесі жоқ | Қол қою кезегі сізде емес немесе басқа компания таңдалған | Күйді және Подписанты блогын тексеріңіз: Вы белгісі сіздің компанияңыздың тарапында тұрады. Белгі болмаса, құжаттағы компанияға ауысыңыз |
| «Подписание недоступно» және «Выбранные документы нельзя подписать» немесе «Документ не найден» мәтіні | Құжатта қол қоюға деректер жетіспейді | Құжатты тізімнен ашыңыз: онда қол қою түймесі болса, оған бөлек қол қойыңыз. Хабар қайталанса, қолдау қызметіне жазыңыз |
| «Не удалось отправить на подписание» | eGov-қа сұрау өтпеді | Бірнеше минуттан кейін тәсілді қайта таңдаңыз |
| «Время на подпись истекло» және «Подпись из eGov не пришла. Начните подписание заново» | QR кодты сканерлемеген немесе eGov қосымшасында құжатқа уақытында қол қоймаған | Қол қою түймесін қайта басып, қосымшада бірден қол қойыңыз |
| NCALayer тәсілі жоқ | Кабинет телефонда немесе планшетте ашылған | NCALayer тек компьютерде жұмыс істейді — eGov арқылы қол қойыңыз |
| NCALayer белсенді емес, астында «Этот документ подписывается только через eGov» немесе «Не все выбранные документы можно подписать в NCALayer» | Сирек жағдай: құжатта — не белгіленгендердің бірінде — кілтпен қол қоюға деректер жетіспейді | Құжаттарға eGov арқылы қол қойыңыз |
| «NCALayer не запущен» | NCALayer бағдарламасы ашылмаған немесе орнатылмаған | NCALayer-ді іске қосып, NCALayer түймесін қайта басыңыз. Бағдарлама ҚР ҰКО сайтынан орнатылады |
| «Подписание отменено» | NCALayer терезесі қол қойылмай жабылды. Немесе Подписание документов терезесін жауып, қол қою тоқтатылды: онда астында «Подписи не отправлены» | NCALayer терезесі экранда қалса, оны жабыңыз. Содан кейін NCALayer түймесін қайта басып, қолтаңбаны растаңыз — терезе екеу болса, екеуінде де |
| «Не удалось подписать в NCALayer» | NCALayer таңдалған кілтпен қол қоймады. KAZTOKEN токенінде қол қоюдан бас тарту да осылай көрінеді | ЭЦП кілтінің жарамдылығын тексеріп, қайта қол қойыңыз |
| «Не удалось скачать документ для подписи» немесе «Не удалось отправить подпись» | Құжат файлы жүктелмеді немесе қолтаңба ЭДО-ға жетпеді | Сәл кейінірек қайта қол қойыңыз |
| «1 документ не принят» немесе «Подписано документов: 2 из 3» және «Причина: …» | ЭДО қолтаңбаны қабылдамады: мысалы, құжатқа қол қойылып қойған немесе оның күйі өзгерген | Бетті жаңартып, құжатты ашыңыз. Қабылданбаған құжаттар белгіленген күйде қалады — оларға қайта қол қоюға болады |
| «Подписан некорректным ЭЦП» және «Используйте корректный ЭЦП для подписания документа» | ЭЦП басқа компанияға берілген: ондағы БИН немесе ИИН құжаттағымен сәйкес келмейді | Құжатқа онда көрсетілген компанияның ЭЦП-імен қайта қол қойыңыз |
| «Не удалось подписать документ» және «Произошла ошибка при подписании. Попробуйте подписать документ ещё раз» | Қолтаңба өтпеді | Қол қою түймесін қайта басыңыз |
| «Подписываем документ» экраны ұзақ жоғалмайды | Қолтаңба әлі өңделіп жатыр | Бірнеше секундтан кейін оң жақ жоғарыда жабу айқышы шығады. Экранды жабыңыз — қол қою жалғасады, ал қолтаңба өткенде нәтиже көрсетіледі. Нәтиже шыққанша бетте қол қою түймесі болмайды: қолтаңба жіберіліп қойған, қайта қол қоюдың қажеті жоқ |
| «Отклонить» түймесі жоқ | Payda-да құжатты қабылдамау мүмкін емес | Контрагентпен байланысыңыз |
Әрі қарай не істеу
- Байланысты құжаттар — жүкқұжатты немесе АВР-ды қол қоюға қалай жіберу керек.
- ЭДО-дағы құжаттарға телефоннан қол қою — Payda қосымшасында құжаттарға қалай қол қою керек.
- ЭСФ жазу және жіберу — ЭСФ (электрондық шот-фактура) ЭДО-ға емес, ИС ЭСФ-ке — ЭСФ қабылдайтын мемлекеттік жүйеге жіберіледі.