Подписать документы ЭДО в кабинете
Зачем это нужно
ЭДО — электронный документооборот. Накладную, АВР (акт выполненных работ) или акт сверки обе стороны подписывают ЭЦП — электронной цифровой подписью, и документ получает юридическую силу без бумаги и курьера.
В кабинете на компьютере документы ЭДО собраны в одном разделе: видно, какие ждут вашей подписи, а какие — подписи контрагента. Здесь же их подписывают — по одному или сразу несколько.
Что понадобится
- Выбранная компания, которая указана в документе поставщиком или заказчиком. В режиме «Физическое лицо» раздела ЭДО в меню нет — см. Переключиться на компанию.
- Для подписи через eGov — телефон с приложением eGov Mobile (для ИП) или eGov Business (для юридических лиц и ИП) и вашей ЭЦП в нём: этим приложением вы отсканируете QR-код с экрана.
- Для подписи ключом — запущенная на компьютере программа NCALayer и ключ ЭЦП: файл на компьютере или токен.
- Документ на подписи. Свои накладные и АВР вы отправляете в ЭДО кнопкой Отправить на подпись — см. Связанные документы.
Пошагово
Найти документ
В левом меню, в блоке Документооборот, нажмите ЭДО — пункт раскроется. Сам он страницу не открывает.
Если меню свёрнуто до значков, наведите указатель на значок ЭДО — рядом появятся оба списка.
Выберите список: Исходящие — документы, которые отправила ваша компания, или Входящие — документы, которые прислали вам контрагенты.
Заголовок страницы в обоих случаях — ЭДО. Какой список открыт, видно по хлебным крошкам вверху и по выделенному пункту меню.
Выберите вкладку. Рядом с названием — число документов с учётом поиска и фильтров:
- Все — открывается первой, здесь все документы списка;
- В работе — подписание не закончено: документ ждёт вашей подписи или подписи контрагента, либо ЭДО ещё обрабатывает подпись;
- Завершенные — документы, подписанные обеими сторонами, и отклонённые.
Чтобы найти документы контрагента, введите его БИН или ИИН в поле Поиск по БИН/ИИН — подойдёт и часть номера. БИН — у компаний, ИИН — у ИП и физлиц.
Для точного отбора нажмите Фильтр, заполните нужные поля и нажмите Применить:
- Дата — период: выберите в календаре первый и последний день, оба входят в отбор;
- По типу — Акт выполненных работ, Накладная, Акт сверки или Договор;
- По статусу — один или несколько статусов из таблицы ниже;
- По контрагенту — БИН или ИИН контрагента целиком, все 12 цифр.
Применённые фильтры видны под строкой поиска после «Применены:». Крестик снимает один фильтр, Сбросить всё — все сразу; поиск и вкладка при этом остаются.
В таблице — Документ (тип и номер), Дата, Контрагент с его БИН или ИИН, Сумма и Статус. Статус показывает, на каком этапе подписание для вашей компании:
| Статус | Что значит |
|---|---|
| Ожидает подписи | Очередь за вами. В исходящих вы ещё не подписали отправленный документ, во входящих поставщик уже подписал |
| Ошибка подписания | Ваша подпись не прошла — документ можно подписать ещё раз |
| Ждёт контрагента | Очередь за второй стороной. В исходящих вы уже подписали, во входящих поставщик ещё не подписал. Так же показан документ, если не прошла подпись контрагента |
| Подписывается | Подпись одной из сторон отправлена, ЭДО её обрабатывает |
| Подписан | Документ подписали обе стороны |
| Отклонён | Документ отклонён — подписать его уже нельзя |
Вкладку, поиск, фильтры и номер страницы экран хранит в адресе: после обновления отбор не сбросится, а ссылку на него можно отправить коллеге.
Открыть и подписать документ
Нажмите строку документа в списке. Откроется карточка: вверху название, например «Накладная № 12», и статус, слева печатная форма, справа блоки Данные документа и Подписанты:
- Данные документа — дата, сумма и НДС; у документа без НДС в строке НДС стоит «Без НДС»;
- Подписанты — Поставщик и Заказчик: название, ИИН/БИН со значком копирования, у вашей стороны — метка Вы. Подписавшая сторона отмечена Подписан, под ней — Подписант и Время подписи.
Печатную форму можно увеличить: прокрутите колесо мыши над ней, удерживая Ctrl (на Mac — Cmd). Скачать вверху справа сохранит PDF на компьютер.
Нажмите Подписать и отправить, если ваша компания в документе поставщик, или Подписать, если заказчик. Кнопка есть, только когда очередь за вами: сначала подписывает поставщик, затем заказчик.
Откроется окно Подписание документов. Выберите eGov Mobile (для ИП) или eGov Business (для юридических лиц и ИП) — окно покажет QR-код.
Откройте это приложение на телефоне, отсканируйте QR-код и подтвердите подпись в приложении. Пока окно ждёт подпись, под кодом крутится значок и написано «Ждём подпись в приложении». Назад под кодом вернёт к выбору способа.
Дождитесь результата: окно закроется само, а пока подпись обрабатывается, на экране надпись «Подписываем документ».
В окне результата нажмите Понятно:
- «Вы подписали документ» и «Ожидается подпись второй стороны.» — ваша подпись стоит, очередь за контрагентом;
- «Документ успешно подписан» и «Обе стороны подписали документ. Теперь он имеет юридическую силу.» — подписание закончено.
Если появилось «Подписан некорректным ЭЦП» или «Не удалось подписать документ», подпись не прошла — что делать, сказано в разделе «Частые ошибки».
Вместо eGov документ можно подписать ключом ЭЦП прямо на компьютере — способом NCALayer («Ключ ЭЦП на этом компьютере»). NCALayer — программа для подписи ЭЦП. Она подписывает и накладные и АВР, отправленные из Payda, и АВР и акты сверки, пришедшие в ЭДО файлом XML.
- Запустите на компьютере программу NCALayer и в окне Подписание документов нажмите NCALayer.
- Вместо способов окно покажет шаги подписи: «Подключение к NCALayer», «Подготовка документов», подпись документа и «Отправка подписей в ЭДО». У текущего шага крутится значок, пройденные отмечены галочкой.
- На шаге подписи в окне NCALayer выберите ключ ЭЦП и подтвердите подпись. Если окна не видно, оно открылось за браузером.
- Дождитесь результата: на экране «Подписываем документ», затем то же окно результата, что и после eGov.
Пока подписи не отправлены, подписание можно прервать: нажмите Отменить или закройте окно Подписание документов — ни одна подпись не уйдёт. Если в этот момент было открыто окно NCALayer, появится «Подписание отменено»: закройте окно NCALayer, если оно осталось на экране. На шаге «Отправка подписей в ЭДО» прервать уже нельзя — подписи сделаны, поэтому окно не закрывается, а Отменить неактивна. Не закрывайте и вкладку: браузер переспросит.
Отклонить документ в Payda нельзя: если в нём ошибка, свяжитесь с контрагентом.
Подписать несколько документов
- Откройте Исходящие или Входящие и отметьте документы галочками. Отметить можно только документы со статусом Ожидает подписи или Ошибка подписания.
- Чтобы отметить сразу все такие документы, поставьте галочку в заголовке таблицы. Она отмечает только текущую страницу, а показать больше строк можно внизу таблицы — например, 50/стр.
- Внизу экрана появится панель — например, «Выбрано 3». Нажмите в ней Подписать, а Отменить снимет все отметки.
- В окне Подписание документов выберите способ, как для одного документа: eGov по QR-коду или NCALayer. В NCALayer ключ выбирается один раз для всех отмеченных документов.
- Появится «Документы подписаны» и «Ваша подпись добавлена к выбранным документам. Пока ЭДО её обрабатывает, у документов статус «Подписывается».» Нажмите Понятно.
Затем документ, который подписали обе стороны, переходит на вкладку Завершенные со статусом Подписан. Документ, который ждёт подписи контрагента, остаётся на вкладке В работе со статусом Ждёт контрагента.
Если среди отмеченных есть и документы, отправленные из Payda, и АВР или акты сверки, пришедшие файлом XML, окно NCALayer откроется дважды — подтвердите подпись в обоих. Об этом заранее сказано под способом NCALayer, а в шагах подписи видно «Окно NCALayer 1 из 2» и «Окно NCALayer 2 из 2». Если закрыть любое окно без подписи, не отправится ни одна подпись.
Подписи NCALayer ЭДО принимает сразу при отправке. Если приняты не все, появится, например, «Подписано документов: 2 из 3» и «Причина: …»: окна «Документы подписаны» не будет, а галочки останутся на непринятых документах, чтобы их можно было подписать снова.
Если подпись не прошла позже, отдельного сообщения не будет: у документа появится статус Ошибка подписания — откройте его и подпишите ещё раз.
Отметки действуют только на текущей странице: смена вкладки, страницы, поиска или фильтров их снимает.
Проверка результата
Откройте документ: в блоке Подписанты у вашей стороны стоит Подписан, ниже — Подписант и Время подписи, а кнопки подписи больше нет.
В списке у документа статус Ждёт контрагента, если вы подписали первыми, или Подписан, если подписали обе стороны, — тогда он на вкладке Завершенные. Пока статус Подписывается, список сам обновляется каждые 5 секунд, а рядом с вкладками видна надпись «Обновляем статусы». Числа на вкладках обновляются вместе со списком; когда надпись пропала, обновлять больше нечего.
Частые ошибки
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| В меню нет блока Документооборот или появилось «Требуется организация» | Выбран режим «Физическое лицо»: раздел ЭДО есть только у компании | Переключитесь на компанию и откройте Документооборот → ЭДО |
| «Документов пока нет» | На этой вкладке нет документов | Загляните на вкладку Все и в соседний список. Свой документ отправляют в ЭДО кнопкой Отправить на подпись — см. Связанные документы |
| Отправленного документа нет в списке | ЭДО принимает документ не сразу | Подождите и обновите страницу. Документы, которые отправили вы, — в списке Исходящие |
| «Ничего не найдено» | Под поиск и фильтры ничего не подходит | Очистите поиск и нажмите Сбросить всё под строкой поиска |
| «ИИН должен состоять из 12 цифр» в окне Фильтр | В поле По контрагенту меньше 12 цифр | Введите БИН или ИИН целиком или очистите поле |
| «Не удалось загрузить документы» или «Не удалось загрузить документ» | Список или карточка не загрузились — например, пропал интернет | Проверьте подключение и нажмите Повторить |
| У документа нет галочки | Очередь подписи не за вами: документ ждёт контрагента, его подпись обрабатывается или подписание закончено | Подписывать его вам не нужно. Открыть документ можно нажатием на строку |
| Нет кнопки Подписать или Подписать и отправить | Очередь подписи не за вами, или выбрана другая компания | Проверьте статус и блок Подписанты: метка Вы стоит у стороны вашей компании. Если метки нет, переключитесь на компанию из документа |
| «Подписание недоступно» с текстом «Выбранные документы нельзя подписать» или «Документ не найден» | У документа не хватает данных для подписи | Откройте документ из списка: если в нём есть кнопка подписи, подпишите его отдельно. Если сообщение повторяется, напишите в поддержку |
| «Не удалось отправить на подписание» | Запрос в eGov не прошёл | Через пару минут выберите способ ещё раз |
| «Время на подпись истекло» и «Подпись из eGov не пришла. Начните подписание заново» | QR-код не отсканировали или не подписали документ в приложении eGov вовремя | Нажмите кнопку подписи ещё раз и подпишите в приложении сразу |
| Нет способа NCALayer | Кабинет открыт на телефоне или планшете | NCALayer работает только на компьютере — подпишите через eGov |
| NCALayer неактивен, под ним «Этот документ подписывается только через eGov» или «Не все выбранные документы можно подписать в NCALayer» | Редкий случай: у документа — или у одного из отмеченных — не хватает данных для подписи ключом | Подпишите документы через eGov |
| «NCALayer не запущен» | Программа NCALayer не открыта или не установлена | Запустите NCALayer и снова нажмите NCALayer. Программу устанавливают с сайта НУЦ РК |
| «Подписание отменено» | Окно NCALayer закрыли без подписи. Или подписание прервали, закрыв окно Подписание документов: тогда ниже «Подписи не отправлены» | Если окно NCALayer осталось на экране, закройте его. Затем нажмите NCALayer ещё раз и подтвердите подпись — если окон два, то в обоих |
| «Не удалось подписать в NCALayer» | NCALayer не подписал выбранным ключом. С токеном KAZTOKEN так же выглядит и отмена подписи | Проверьте, что ключ ЭЦП действующий, и подпишите ещё раз |
| «Не удалось скачать документ для подписи» или «Не удалось отправить подпись» | Файл документа не скачался или подпись не дошла до ЭДО | Чуть позже подпишите ещё раз |
| «1 документ не принят» или «Подписано документов: 2 из 3» и «Причина: …» | ЭДО не приняло подпись: например, документ уже подписан или его статус изменился | Обновите страницу и откройте документ. Непринятые документы остаются отмеченными — их можно подписать снова |
| «Подписан некорректным ЭЦП» и «Используйте корректный ЭЦП для подписания документа» | ЭЦП выдана на другую компанию: БИН или ИИН в ней не совпадает с указанным в документе | Подпишите документ ещё раз ЭЦП компании из документа |
| «Не удалось подписать документ» и «Произошла ошибка при подписании. Попробуйте подписать документ ещё раз» | Подпись не прошла | Нажмите кнопку подписи ещё раз |
| Экран «Подписываем документ» долго не пропадает | Подпись ещё обрабатывается | Через несколько секунд справа вверху появится крестик. Закройте экран — подписание продолжится, а результат покажется, когда подпись пройдёт. Пока результата нет, кнопки подписи на странице не будет: подпись уже отправлена, второй раз подписывать не нужно |
| Нет кнопки «Отклонить» | Отклонить документ в Payda нельзя | Свяжитесь с контрагентом |
Что дальше
- Связанные документы — как отправить накладную или АВР на подпись.
- Подписать документы в ЭДО с телефона — как подписывать документы в приложении Payda.
- Выписать и отправить ЭСФ — ЭСФ (электронный счёт-фактура) отправляют не в ЭДО, а в ИС ЭСФ — государственную систему приёма ЭСФ.