Получить ЭСФ от поставщика
Зачем это нужно
Поставщики выписывают вам ЭСФ — электронные счета-фактуры — в ИС ЭСФ, государственной системе приёма ЭСФ. Payda загружает их к себе, показывает статусы и создаёт по ЭСФ поступление, чтобы не вбивать позиции вручную.
Что понадобится
- Подключение к ИС ЭСФ — см. Подключиться к ИС ЭСФ.
Пошагово
Загрузить полученные ЭСФ
В левом меню нажмите ЭСФ и откройте вкладку Полученные.
Проверьте период над таблицей: по умолчанию это последние 15 дней по дате оборота. ЭСФ загружаются за выбранный период.
Нажмите Обновить. Появится сообщение «Выгрузка запущена» — ЭСФ загружаются в фоне.
Через некоторое время обновите страницу: загруженные ЭСФ появятся в списке.
Найдите ЭСФ через Поиск по рег. номеру или Фильтр. В окне Фильтры задайте Дата оборота, Контрагент или Статус ЭСФ и нажмите Применить.
Если в окне Фильтры отмечены статусы, Обновить загружает только ЭСФ с этими статусами. Повторное Обновить может обновить и статусы уже загруженных ЭСФ.
В пустом списке этой вкладки нет кнопки Создать новую, а выбор строк не открывает панель Выбрано N: полученный ЭСФ выписывает поставщик. Кнопка Создать вверху и здесь создаёт ваш исходящий ЭСФ.
Статусы полученных ЭСФ
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Не просмотрен | ЭСФ поступил, его ещё не просматривали |
| Доставлен | ЭСФ доставлен получателю |
| Аннулирован | ЭСФ аннулирован |
| Аннулирован ИС ЭСФ для отнесения в зачет и на вычеты | ЭСФ аннулирован по решению ИС ЭСФ |
| Аннулирован при отклонении СНТ | ЭСФ аннулирован, потому что отклонили связанную с ним СНТ — сопроводительную накладную на товары |
| Аннулирован при отзыве СНТ | ЭСФ аннулирован, потому что связанную с ним СНТ отозвали |
| Отозван | ЭСФ отозван |
| Отклонен | ЭСФ отклонён |
| Заблокирован ИС ЭСФ | ЭСФ заблокировала ИС ЭСФ |
| В ожидании подтверждения получателя | ИС ЭСФ ждёт, когда получатель подтвердит ЭСФ |
| В ожидании подтверждения отзыва получателя | ИС ЭСФ ждёт, когда получатель подтвердит отзыв ЭСФ |
Открыть ЭСФ
- На вкладке Полученные нажмите на строку ЭСФ. Карточка откроется только для просмотра — в строке навигации вверху написано Просмотр ЭСФ.
- Переходите по разделам — буквам в левой колонке. В разделе B указан поставщик, в разделе C — ваша организация.
- Скачать XML откроет файл ЭСФ в формате XML в новой вкладке, Назад вернёт в реестр.
Только просмотр
Изменить, подтвердить или отклонить полученный ЭСФ в Payda нельзя. Если в ЭСФ ошибка, свяжитесь с поставщиком.
Поступление по ЭСФ
- Откройте полученный ЭСФ и разверните блок Связанные документы.
- Нажмите Добавить Поступление — откроется форма поступления с данными ЭСФ.
- Проверьте поставщика, позиции и Склад, затем сохраните поступление — подробно в Поступление от поставщика.
В свёрнутом блоке Связанные документы то же действие выполняет отметка Поступление со знаком плюс.
Проверка результата
- ЭСФ виден на вкладке Полученные со статусом из ИС ЭСФ.
- Поступление есть в разделе Покупка и в блоке Связанные документы ЭСФ.
Частые ошибки
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| Обновить неактивна | Нет подключения к ИС ЭСФ или в реквизитах не заполнен Логин ИС ЭСФ | Подключитесь и проверьте логин — см. Подключиться к ИС ЭСФ |
| Нужного ЭСФ нет в списке | Его дата оборота вне периода над таблицей, или он ещё не загружен | Расширьте период, нажмите Обновить и через некоторое время обновите страницу |
| «Ничего не найдено» | За выбранный период ЭСФ ещё не загружены, или отбор слишком узкий | Нажмите Обновить, проверьте период и Фильтр |
| После Очистить в окне Фильтры список показывает отправленные ЭСФ | Очистить сбрасывает все отборы, в том числе вкладку, а период возвращается к последним 15 дням | Снова откройте вкладку Полученные |
| «Связь с основанием не создана» при сохранении поступления | Поступление сохранено, но к ЭСФ не привязано: у ЭСФ нет идентификатора связи | Не создавайте поступление заново — оно уже есть в разделе Покупка. Если связь нужна, напишите в поддержку |
Что дальше
- Поступление от поставщика — оформить поступление по ЭСФ.
- Выписать и отправить ЭСФ — если ЭСФ выписываете вы.