Подписать документы в ЭДО с телефона

Зачем это нужно

ЭДО — электронный документооборот. Накладную, АВР (акт выполненных работ) или акт сверки, отправленные контрагенту на подпись, обе стороны подписывают ЭЦП — электронной цифровой подписью. После этого документ имеет юридическую силу без бумаги и курьера.

Раздела ЭДО в кабинете на компьютере нет: такие документы подписывают в мобильном приложении Payda через приложение eGov. Если приложение Payda открыто в браузере компьютера, АВР и акты сверки, пришедшие в ЭДО файлом XML, можно подписать и ключом ЭЦП через программу NCALayer.

Что понадобится

• Выбранная компания, которая указана в документе поставщиком или заказчиком. Без выбранной компании раздела ЭДО в приложении нет.
• Приложение eGov Mobile (для ИП) или eGov Business (для юридических лиц и ИП) на этом телефоне и ваша ЭЦП в нём.
• Для подписи на компьютере — запущенная программа NCALayer и ключ ЭЦП: файл на компьютере или токен.
• Документ на подписи. Поставщик отправляет его из кабинета кнопкой Отправить на подпись — см. Связанные документы.

Пошагово

Найти документ

1. Откройте вкладку Каталог внизу экрана и в блоке Сервисы нажмите ЭДО. Об остальных разделах приложения — в статье Что можно с телефона.

2. Другой путь — вкладка Главная: в блоке ЭДО нажмите Смотреть все. Блок появляется, если за последний месяц в ЭДО были документы, и показывает, сколько ждут подписи.

3. Выберите вкладку:

   • К выполнению — открывается первой, здесь документы, которые ждут подписи;
   • Готово — сюда документы переходят после вашей подписи;
   • Все — все документы сразу.

   У К выполнению и Готово рядом с названием стоит число документов. Выбранную вкладку экран запоминает: вернувшись из документа, вы окажетесь на ней же.

4. Введите БИН или ИИН контрагента в поле Поиск по БИН/ИИН. БИН — у компаний, ИИН — у ИП и физлиц.

5. Сузьте список чипами под поиском:

   • Исходящие — документы, которые отправили вы, Входящие — которые прислали вам;
   • на вкладке Готово есть ещё Ожидает (ждут подписи второй стороны) и Завершен (подписаны всеми).

   Повторное нажатие на выбранный чип снимает отбор.

6. Для точного отбора нажмите значок фильтра справа от поиска — откроется окно Фильтры с полями Направление, Дата документа и Контрагент (БИН/ИИН контрагента).

7. Нажмите Применить. Кнопка Сбросить фильтры снимает все отборы сразу.

   

Документы сгруппированы по датам. В карточке видно статус, тип документа с номером и датой, контрагента, сумму и направление — Входящий или Исходящий.

Статус	Что значит
Ожидает подписи	Подписание ещё не закончено
Подписан	Документ подписали все стороны
Отклонён	Документ отклонён — подписать его уже нельзя
Ошибка подписания	Подпись не прошла — откройте документ и посмотрите причину

Подписать документ

1. Нажмите карточку документа. Откроется его страница с тремя блоками:

   • Документ — файл с кнопкой Открыть, Тип документа, Рег. дата, Рег. номер, Сумма с НДС и НДС; у документа без НДС в строке НДС стоит «Без НДС»;
   • Подписанты — Поставщик и Заказчик с отметкой Подписан или Ожидание; Показать раскрывает ИИН/БИН, Руководитель и Время подписи;
   • Детализация — позиции документа: Товары и Услуги.

   

2. Нажмите Подписать внизу экрана. Кнопка есть, когда очередь за вашей компанией: сначала документ подписывает поставщик, затем заказчик.

3. В окне Способ подписания выберите eGov Mobile (для ИП) или eGov Business (для юридических лиц и ИП).

4. Откроется приложение eGov: подпишите документ там и вернитесь в Payda. Пока подпись обрабатывается, на экране надпись «Подписываем документ».

5. Дождитесь результата и нажмите Понятно:

   • «Вы подписали документ» и «Ожидается подпись второй стороны.» — ваша подпись стоит, очередь за контрагентом;
   • «Документ успешно подписан» и «Обе стороны подписали документ. Теперь он имеет юридическую силу.» — подписание закончено.

Если страница открыта в браузере компьютера, вместо перехода в eGov окно покажет QR-код. Отсканируйте его приложением eGov на телефоне.

На компьютере в окне Способ подписания есть ещё NCALayer — «Ключ ЭЦП на этом компьютере». Он подписывает АВР и акты сверки, пришедшие в ЭДО файлом XML. Накладные и документы, отправленные из кабинета Payda кнопкой Отправить на подпись, подписывают через eGov: у них NCALayer неактивен, а под ним написано «Этот документ подписывается только через eGov».

1. Запустите NCALayer и нажмите NCALayer.
2. В окне NCALayer выберите ключ ЭЦП и подтвердите подпись. Пока окно открыто, под способом написано «Подтвердите подпись в окне NCALayer»: если окна не видно, оно открылось за браузером.
3. Дождитесь результата: на экране «Подписываем документ», затем то же окно результата, что и после eGov.

Пока подписей нет, а очередь за вами, внизу страницы стоит статус Создан. После первой подписи там появляется строка Подписи — например, «1 из 2 подписан».

Нажмите строку Подписи: в одноимённом окне видно статус — Ожидает подписи или Завершен — и кто когда подписал.

Если ваша подпись не прошла, вместо статуса и строки Подписи стоит строка Ошибки с числом ошибок. Нажмите её, чтобы увидеть причину, и подпишите документ ещё раз.

Подписать можно и в просмотре печатной формы: Открыть показывает документ на весь экран, а внизу те же Подписать, Поделиться и Скачать. Накладную и АВР так же открывают из карточки реализации — блок Статус документов, см. Документы на телефоне.

Отклонить документ в Payda нельзя: свяжитесь с контрагентом.

Подписать несколько

1. Откройте вкладку К выполнению и отметьте документы галочками. Внизу появится панель со счётчиком — например, «2 выбрано».
2. Чтобы отметить все документы, которые можно подписать, включите Выбрать все.
3. Нажмите Подписать с числом отмеченных — например, Подписать (2).
4. В окне Способ подписания выберите eGov Mobile или eGov Business, подпишите документы в приложении eGov и вернитесь в Payda. На компьютере АВР и акты сверки из ЭДО можно подписать через NCALayer: ключ выбирается один раз для всех отмеченных документов. Если среди отмеченных есть документ из кабинета Payda, NCALayer неактивен — «Не все выбранные документы можно подписать в NCALayer».
5. Появится «Документы подписаны» и «Ваша подпись добавлена к выбранным документам. Документы перейдут в статус «Готово».» Нажмите Понятно.

Галочки нет у документов, которые ждут подписи второй стороны, и у документов, подпись которых сейчас обрабатывается: подписывать их вам пока нечего. На вкладках Все и Готово галочек нет совсем — отмечать можно только на К выполнению.

Если подпись не прошла, отдельного сообщения не будет: у документа в списке появится статус Ошибка подписания. Откройте его и подпишите отдельно; если статус не обновился, потяните список вниз. Подпись через NCALayer ЭДО сначала принимает: если документ её не принял, сразу появится «1 документ не принят» с причиной, а если не принял часть — например, «Подписано документов: 1 из 2». Отметка с такого документа не снимается. Ошибка самой подписи появится позже статусом Ошибка подписания.

Поделиться и скачать

Действия с файлом стоят внизу страницы документа и в просмотре печатной формы:

• Поделиться — документ вашей компании уходит ссылкой через меню «Поделиться» телефона, и получатель откроет его без входа в Payda. Документ, который прислал контрагент, уходит файлом PDF.
• Открыть или Скачать — пока документ подписали не все, на странице документа стоит Открыть (печатная форма на весь экран), после всех подписей — Скачать (PDF в телефон). В просмотре печатной формы всегда стоит Скачать.
• Оплатить — есть у счёта на оплату, в котором включена кнопка оплаты, и открывает страницу оплаты. Подробнее — в статье Оплата счёта по ссылке.

Если меню «Поделиться» недоступно, Payda скопирует ссылку в буфер обмена и сообщит об этом.

Когда вы подписываете вторым, до вашей подписи внизу страницы документа только Открыть и Подписать. Поделиться таким документом можно из просмотра печатной формы.

Печать и подписи в счёте

Печать и подписи в конкретном счёте на оплату можно включить прямо в просмотре его печатной формы. Значок настройки есть только у счёта на оплату и только когда вы вошли в Payda.

1. Откройте счёт на оплату в разделе Продажи и в блоке Статус документов нажмите Открыть у печатной формы счёта.
2. Нажмите значок шестерёнки справа вверху — откроется окно Печать и подписи.
3. Отметьте, что поставить в этот счёт: Печать организации, Подпись руководителя, Подпись бухгалтера, QR оплаты, Кнопка «Оплатить».
4. Нажмите Применить. Появится «Настройки печати сохранены», и счёт обновится.

Выбор действует только для этого счёта, остальные берут настройки организации. Если картинка не загружена, под пунктом написано «Не загружено»: нажмите Загрузить, добавьте файл и отметьте пункт. Без ссылки на оплату пункт Кнопка «Оплатить» неактивен, под ним — «Ссылка не задана».

Ссылка Управлять печатью и подписями в реквизитах ведёт к настройкам по умолчанию — см. Реквизиты организации.

Если документ открыли по ссылке

Документ можно отправить ссылкой: кнопкой Поделиться в приложении или Переслать в кабинете. Получатель открывает её в браузере без входа в Payda и видит:

• блоки Документ, Подписанты и Детализация;
• внизу — Поделиться и Скачать, а у счёта с включённой кнопкой оплаты — ещё Оплатить.

Подписать документ без входа нельзя. Если вы — сторона документа и работаете в Payda, войдите в компанию, которой адресован документ, и откройте ссылку снова. Когда очередь за вами, внизу будет Подписать.

Если ссылка скопирована не полностью или больше не действует, страница покажет «Не удалось загрузить документ» и «Попробуйте обновить страницу позже».

Проверка результата

Подписанный вами документ переходит на вкладку Готово. На странице документа у вашей стороны в блоке Подписанты стоит Подписан, а в строке Подписи выросло число подписей.

Когда подписали обе стороны, строка Подписи внизу показывает «2 из 2 подписан», а вместо Открыть появляется Скачать.

Частые ошибки

Что видите	Почему	Что делать
«Нет активных документов»	На этой вкладке документов нет	Загляните на Все и Готово. Документ из кабинета отправляют кнопкой Отправить на подпись
«Ничего не найдено»	Под поиск и фильтры ничего не подходит	Очистите поиск, а в окне Фильтры нажмите Сбросить фильтры
Отправленного из кабинета документа нет в списке	ЭДО принимает документ не сразу	Подождите и потяните список вниз, чтобы обновить его
У документа нет галочки	Он ждёт подписи второй стороны, его подпись ещё обрабатывается, или открыта не вкладка К выполнению	Отмечайте документы на К выполнению. Ждущие вторую сторону подписывать не нужно
«Подписание недоступно» и «Выбранные документы нельзя подписать»	У отмеченных документов не хватает данных для подписи	Снимите отметки и откройте документ: если в нём есть Подписать, подпишите его отдельно
«Не удалось отправить на подписание»	Запрос в eGov не прошёл	Через пару минут нажмите Подписать ещё раз
Нет способа NCALayer	Страница открыта на телефоне или в приложении Payda	NCALayer работает только на компьютере — подпишите через eGov
NCALayer неактивен, «Этот документ подписывается только через eGov» или «Не все выбранные документы можно подписать в NCALayer»	Это накладная или документ, отправленный из кабинета Payda, — или такой есть среди отмеченных	Подпишите его через eGov или снимите с него отметку
«NCALayer не запущен»	Программа NCALayer не открыта или не установлена	Запустите NCALayer и снова нажмите NCALayer. Программу устанавливают с сайта НУЦ РК
«Подписание отменено»	Окно NCALayer закрыли без подписи	Нажмите NCALayer ещё раз и подтвердите подпись
«Не удалось подписать в NCALayer»	NCALayer не подписал выбранным ключом	Проверьте, что ключ ЭЦП действующий, и подпишите ещё раз
«Не удалось скачать документ для подписи» или «Не удалось отправить подпись»	Файл документа не скачался или подпись не дошла до ЭДО	Чуть позже подпишите ещё раз
«1 документ не принят» или «Подписано документов: 1 из 2» и «Причина: …»	ЭДО не приняло подпись: например, документ уже подписан или его статус изменился	Потяните список вниз и откройте документ
«Подписан некорректным ЭЦП» и «Используйте корректный ЭЦП для подписания документа» на странице документа	ЭЦП выдана не на ту компанию или не на того человека	Подпишите документ ещё раз ЭЦП компании, указанной в документе
«Не удалось подписать документ» и «Произошла ошибка при подписании. Попробуйте подписать документ ещё раз» на странице документа	Подпись не прошла	Нажмите Подписать ещё раз
Экран «Подписываем документ» долго не пропадает	Подпись ещё обрабатывается	Через несколько секунд справа вверху появится крестик. Закройте экран — результат покажется, когда подпись пройдёт
Нет кнопки Подписать	Очередь подписи не за вами, или выбрана другая компания	Проверьте блок Подписанты и компанию, в которой вы работаете
«Не удалось создать ссылку»	Ссылка на документ не выпустилась	Чуть позже нажмите Поделиться ещё раз
Нет кнопки «Отклонить»	Отклонить документ в Payda нельзя	Свяжитесь с контрагентом

Что дальше

• Связанные документы — как отправить накладную или АВР на подпись из кабинета.
• Документы на телефоне — как создать документ в приложении.
• Оплата счёта по ссылке — что видит клиент, когда платит по счёту.