Документы на телефоне
Зачем это нужно
С телефона удобно выставить счёт прямо у клиента и тут же показать документ. Набор типов короче, чем на компьютере: Реализация, Счёт на оплату, Поступление и Доверенность — то, что чаще всего нужно вне офиса. Как те же документы оформляют в кабинете — в статье Счёт, реализация, накладная.
Что понадобится
- Выбранная компания. Без неё на главном экране нет плиток Продажи и Покупки, а на вкладке Каталог — блока Разделы. Как сменить компанию — в статье Что можно с телефона.
- Товары и услуги в справочнике. Если нужной позиции нет, её можно завести прямо при выборе позиций кнопкой Добавить — см. Товары и услуги.
Пошагово
Список документов
Откройте раздел одним из способов:
- на вкладке Главная нажмите плитку Продажи или Покупки;
- на вкладке Каталог в блоке Разделы нажмите Продажа или Покупка.
Выберите вкладку вверху экрана:
- в разделе Продажа — Реализация или Счёт на оплату;
- в разделе Покупка — Поступление или Доверенность.
Пока приложение открыто, раздел помнит выбранную вкладку.
Чтобы найти документы контрагента, введите его БИН или ИИН в поле Поиск по БИН/ИИН. БИН — у компаний, ИИН — у ИП и физлиц.
Чтобы отобрать документы за период, нажмите значок календаря справа от поиска. В окне Период выберите даты в полях С и По и нажмите Применить.
Чтобы снять период, снова откройте окно Период и нажмите Сбросить.
Документы сгруппированы по датам. В карточке видно контрагента, тип и номер документа — например, «Реализация №12», сумму, статус и число позиций — например, «Позиций: 2». У доверенности вместо позиций указано доверенное лицо: «Доверенное лицо: …».
Статус документа — Создан, Проводится или Проведён. Другой статус показывается как есть, серой отметкой. У документа без статуса отметки нет.
Создать документ
- В списке нажмите кнопку внизу экрана. Она подписана по открытой вкладке: Создать реализация, Создать счёт на оплату, Создать поступление или Создать доверенность.
- Откроется форма с подписью Создание и двумя вкладками — Основное и Позиции. Номер документа и Дата документа уже заполнены: следующий свободный номер и сегодняшняя дата.
- На вкладке Основное заполните поля. Обязательные отмечены звёздочкой, набор зависит от типа документа:
| Поле | У какого документа | Что указать |
|---|---|---|
| Номер документа, Дата документа | У всех | Поправьте, если подставленные не подходят |
| Действительна до | Доверенность | До какой даты действует доверенность. Обязательное поле |
| Валюта | Счёт на оплату | Валюта счёта |
| КНП | Счёт на оплату | Код назначения платежа. Обязательное поле |
| Мой счёт | Счёт на оплату, доверенность | Ваш банковский счёт |
| Контрагент | У всех | Покупатель или поставщик. Обязательное поле |
| Договор | У всех | Договор с контрагентом, если он есть |
| Доверенное лицо | Доверенность | Сотрудник, которому выдаёте доверенность. Обязательное поле |
| Доверенность | Реализация | Доверенность представителя покупателя, если товар забирает он |
У реализации строка Доверенность открывает одноимённое окно. Заполните Номер доверенности, Дата доверенности и ФИО доверенного лица и нажмите Сохранить.
У доверенности проверьте подсказку под полем Доверенное лицо. Красный текст значит, что в карточке сотрудника нет должности и документа, удостоверяющего личность, — заполните её на компьютере, см. Сотрудник в документах.
Нажмите Далее внизу экрана. Payda проверит поля вкладки и откроет Позиции, а у пустого обязательного поля покажет «Обязательное поле».
У реализации и поступления проверьте Склад — подставлен склад по умолчанию. Склад обязателен, если в документе есть товары; документу из одних услуг он не нужен.
Нажмите Добавить позиции — откроется Каталог. Отметьте товары и услуги и нажмите Добавить в документ — на кнопке видно, сколько позиций отмечено.
Нужной позиции нет — нажмите Добавить, заполните карточку и нажмите Добавить в ней. Новая позиция сразу будет отмечена. В доверенность услуги не добавляются — в каталоге их нет.
Нажмите на позицию, чтобы её поправить. Укажите Количество, Цена за единицу и Ставка НДС и нажмите Сохранить. У доверенности у позиции только Количество.
Лишнюю позицию уберите кнопкой Удалить позицию в том же окне или значком корзины справа в строке позиции.
Под позициями посчитаны Сумма без НДС и Сумма НДС. Если цены уже включают НДС, включите В том числе НДС внизу экрана и проверьте Итого.
Нажмите Сохранить. Появится «Документ сохранён», и откроется карточка документа.
Вкладка позиций показывает их число — например, Позиции (3). У доверенности сумм нет, поэтому внизу экрана только кнопка.
На основании и из сделки
Реализацию можно создать на основании счёта на оплату:
- Откройте счёт на оплату и найдите блок Статус документов вверху вкладки Основное.
- Нажмите Создать реализация под блоком. Откроется форма реализации с контрагентом, договором и позициями счёта.
- Проверьте номер, дату и склад — они у реализации свои — и нажмите Сохранить.
У сохранённой реализации счёт виден в блоке Статус документов с пометкой «Основание».
Документ для сделки создают из её карточки: у шага без документа нажмите Создать. После Сохранить документ привяжется к шагу, и вы вернётесь в карточку сделки.
Если привязать не получилось, откроется карточка документа. Привяжите его из сделки кнопкой Привязать — см. Карточка сделки на телефоне.
Изменить или продублировать
- Откройте документ из списка. Справа в шапке — два значка без подписей: карандаш и копирование.
- Чтобы изменить документ, нажмите карандаш. Откроется та же форма с подписью Редактирование.
- Поправьте поля и позиции и нажмите Сохранить — появится «Документ сохранён». Статус документа при правке не меняется.
- Чтобы сделать копию, нажмите значок копирования. На вопрос вида «Продублировать реализацию №12?» ответьте Дублировать. Отмена закроет окно без копии.
- Откроется форма Создание с данными документа, следующим свободным номером и сегодняшней датой. Проверьте её и нажмите Сохранить.
Копия появится в списке только после Сохранить. Исходный документ при этом не меняется.
Карточка документа
- В шапке — тип и номер документа, например «Реализация | №12», и его дата. Под шапкой — статус и Сумма.
- Данные разложены по вкладкам Основное и Позиции. У доверенности вкладок нет: позиции без цен, поэтому карточка одна.
- Первым на Основное идёт блок Статус документов — связанные документы и печатные формы со статусом. Если связей нет, там написано «Связанных документов нет».
- Нажмите Открыть у нужной строки:
- документ или платёж откроется своей карточкой;
- печатная форма, например накладная или АВР (акт выполненных работ), откроется в просмотре на весь экран. Там её подписывают и отправляют — см. Подписать документ.
- Строка с пометкой «Основание» — документ, на основании которого создан этот. У счёта на оплату под блоком есть кнопка Создать реализация.
- Блок Основное — дата документа и, у реализации и поступления, склад.
- Блок Контрагент — название, отметка «Плательщик НДС» и ИИН/БИН. Значок копирования рядом с номером копирует его, появится «Скопировано».
- Показать реквизиты раскрывает КБЕ, ОКПО, Код налогового органа и Свидетельство НДС.
- Ниже — По договору с номером договора или «Без договора». У реализации там же строка Доверенность.
- На вкладке Позиции — блок Детализация: позиции по группам Товары и Услуги.
Проверка результата
После Сохранить появляется «Документ сохранён» и открывается карточка документа. Документ есть в списке своего раздела и сразу виден в кабинете на компьютере — база данных одна.
Частые ошибки
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| «Обязательное поле» под полем | Поле не заполнено | Заполните его и снова нажмите Далее или Сохранить |
| «Документ не сохранён» и «Проверьте обязательные поля» | Не заполнено обязательное поле на Основное или Склад на Позиции | Payda откроет нужную вкладку: заполните поле с подписью «Обязательное поле» |
| «Документ не сохранён» и «Добавьте хотя бы одну позицию» | В документе нет позиций, или у позиции Количество равно нулю. У счёта на оплату — ещё и позиция без Ставка НДС | Добавьте позиции. Если они есть, откройте каждую и проверьте Количество и Ставка НДС |
| «Не заполнены данные сотрудника» | В карточке доверенного лица нет должности и документа, удостоверяющего личность | Заполните карточку сотрудника на компьютере — Сотрудник в документах |
| «Документ недоступен» и «Ссылка на документ отсутствует» | У строки в Статус документов нет файла | Откройте документ позже или в кабинете на компьютере |
| «Не удалось загрузить документ» | Документ не загрузился | Вернитесь в список и откройте документ ещё раз чуть позже |
| «Ничего не найдено» | Под поиск и период ничего не подходит | Очистите поиск, а в окне Период нажмите Сбросить |
| «Документов пока нет» | Документов этого вида ещё нет | Создайте первый документ |
Что дальше
- Подписать документы в ЭДО с телефона — как подписать накладную или АВР. ЭДО — электронный документооборот.
- Товары и услуги — каталог позиций на телефоне.
- Что можно с телефона — остальные разделы приложения.