Контрагенты
Зачем это нужно
Контрагент — это клиент или поставщик, с которым вы работаете. Без него нельзя выставить счёт, оформить реализацию или выписать ЭСФ (электронный счёт-фактуру): документ всегда выписывается «на кого-то». Заведите контрагента один раз — дальше он подставляется в документы из списка.
Что понадобится
- ИИН или БИН контрагента. БИН — у компаний, ИИН — у ИП и физлиц.
- Для безналичных расчётов — номер банковского счёта контрагента.
Пошагово
В левом меню откройте Контрагенты — откроется боковая панель со списком.
Нажмите Создать — откроется форма Создать контрагента. Если справочник пуст, нажмите Создать контрагента под надписью «Контрагенты не найдены».
В поле Группа выберите группу, если вы их ведёте. Как создать группу — в разделе Группы.
В блоке Основные данные выберите вкладку: Физ. Лицо (открыта сразу), ИП, Юр. Лицо или ГПХ — исполнитель по договору гражданско-правового характера.
Заполните ФИО (у Физ. Лицо) или Наименование (у остальных). У Юр. Лицо слева в поле выберите ТОО, АО или Другое, у ИП приставка «ИП » ставится сама.
Введите 12 цифр в поле ИИН или БИН (у Юр. Лицо). На вкладках ИП и Юр. Лицо форма по номеру заполнится сама — см. Заполнение по ИИН/БИН. При необходимости заполните Адрес.
Счёт контрагента лучше добавить после сохранения карточки, а поле Главный банковский счет пока пропустить — см. Счёт контрагента. Если добавляете сразу, нажмите в поле значок справочника и Создать новый, а не выбирайте счёт из списка: там счета вашей организации, и новый счёт числится за ней, пока вы не нажмёте Создать внизу карточки.
У Юр. Лицо заполните КБe — код бенефициара из двух цифр. У ИП код ставится сам: 19.
В блоке Дополнительно при необходимости укажите:
- Страна резидентства — как выбрать страну, описано в Страна резидентства;
- Код органа гос доходов (КОГД) — поле есть у Юр. Лицо и ИП;
- Состоит на учёте по НДС — у всех, кроме Физ. Лицо. При Да заполните Серия, Номер и Дата выдачи свидетельства о постановке на учёт по НДС.
Нажмите Создать. Появится сообщение «Контрагент был успешно добавлен.», а карточка — в списке.
Заполнение по ИИН/БИН
На вкладках ИП и Юр. Лицо форма заполняется сама, как только в поле ИИН или БИН введены все 12 цифр. Payda ищет организацию в базе КГД (Комитета государственных доходов) и среди организаций, которые сами работают в Payda. Под номером появится «Ищем организацию в КГД…», а затем — откуда взяты данные.
- Из КГД берутся Наименование вместе с формой собственности, Состоит на учёте по НДС с датой постановки в поле Дата выдачи и Страна резидентства «Казахстан», если организация — резидент. У Юр. Лицо ставится и КБe.
- Если организация работает в Payda, из её профиля добавятся Адрес, Серия и Номер свидетельства НДС.
- Если номер принадлежит организации другого типа — например, на вкладке ИП введён БИН товарищества, — вкладка сама переключится на Юр. Лицо.
- Поля, которые вы заполнили до ввода номера, не меняются. Введёте другой номер — данные прошлой организации заменятся данными новой.
- Код органа гос доходов (КОГД) и Главный банковский счет заполните сами: их в базе КГД нет.
Проверьте подставленные данные перед Создать. На вкладках Физ. Лицо и ГПХ форма по номеру ничего не ищет.
Найти контрагента
В поле Поиск контрагентов введите наименование, ИИН или БИН — подсказка в поле: «Введите данные контрагента». Список отфильтруется на лету. В строке видны название, тип («Юр лицо», «ИП», «Физ лицо» или «ГПХ»), ИИН или БИН и КБe.
Папки над списком отбирают контрагентов по группам: Все показывает всех, папка группы — только её карточки.
Изменить карточку
- Найдите контрагента и нажмите стрелку справа в его строке — откроется Редактировать контрагента.
- Исправьте поля и нажмите Сохранить. Появится сообщение «Контрагент был успешно обновлен.».
Удалить контрагента нельзя.
Группы
Группы делят контрагентов, например, на покупателей и поставщиков. Отдельной кнопки для групп в списке нет: группу создают из карточки контрагента.
- В карточке контрагента откройте поле Группа и выберите Добавить — откроется форма Создать группу контрагентов.
- Заполните Наименование и при необходимости Код группы, затем нажмите Создать. Появится сообщение «Группа контрагентов создана», и группа встанет в поле Группа.
- Нажмите Создать или Сохранить в карточке контрагента.
Карточки в группу переносить не нужно: группа задаётся в поле Группа самой карточки, а папки над списком только отбирают по ней. Откройте папку группы перед Создать — группа подставится в новую карточку сама. Изменить или удалить группу нельзя.
Контрагент в документе
В счёте на оплату, реализации, поступлении и доверенности контрагента выбирают в блоке Контрагент, в поле Наименование с подсказкой «Выберите контрагента».
- Начните вводить название или ИИН/БИН — в списке под полем появятся совпадения из справочника.
- Или нажмите значок справочника справа в поле — откроется панель Контрагенты. Отметьте контрагента и нажмите Выбрать.
- Нужного нет — выберите в списке поля Добавить: откроется Создать контрагента, где уже будет то, что вы ввели (цифры — в ИИН или БИН, текст — в названии). Если вы ввели БИН, форма откроется на вкладке Юр. Лицо и сразу заполнится по нему. После Создать контрагент встанет в поле документа, а Выбрать закроет панель.
Если контрагента нет в справочнике, введите его ИИН/БИН полностью — 12 цифр. Payda поищет организацию в базе КГД и покажет её в списке под полем.
Выберите найденную строку — карточка контрагента создастся сама и встанет в поле. Адреса в ней не будет: откройте карточку в справочнике, проверьте тип и допишите адрес.
Позиции в тот же документ добавляются из справочника Товары и услуги.
Проверка результата
Откройте Контрагенты и найдите новую карточку через Поиск контрагентов. Затем начните создавать счёт на оплату: в блоке Контрагент контрагент должен находиться в поле Наименование по названию или ИИН/БИН. Если его нет — карточка не сохранилась.
Частые ошибки
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| «ИИН должен состоять из 12 цифр» | Введено меньше 12 цифр. Сообщение одно и для ИИН, и для БИН | Проверьте номер и введите все 12 цифр |
| «Обязательное поле» | Не заполнено поле со звёздочкой | Заполните подсвеченное поле |
| «Организацию не нашли — заполните данные вручную» под полем ИИН или БИН | Такого номера нет ни в базе КГД, ни среди организаций Payda | Проверьте цифры. Если номер верный, заполните карточку сами |
| «Организация не найдена в базе данных КГД РК» | Такого ИИН/БИН нет ни в справочнике, ни в базе КГД | Проверьте цифры. Если номер верный, выберите Добавить и заполните карточку сами |
| «Организация не найдена в справочнике при поиске по общей базе» с припиской «используйте полный ИИН/БИН организации для поиска в КГД» | По части названия или номера контрагент не найден, а в базе КГД ищется только полный номер | Введите ИИН/БИН целиком или выберите Добавить |
| «Контрагенты не найдены» | В справочнике или в открытой папке нет карточек, либо поиск ничего не нашёл | Очистите поиск, откройте папку Все или нажмите Создать контрагента |
| Контрагент не находится в документе | Карточка заведена в другой организации | Проверьте, какая организация выбрана: её название справа вверху |
Что дальше
- Счёт, реализация, накладная — выставить первый счёт.
- Договоры — завести договор с контрагентом.
- Проверить контрагента по ИИН/БИН — проверить компанию с телефона ещё до начала работы.