Движение и остатки

Зачем это нужно

Складской учёт отвечает на два вопроса: сколько товара есть сейчас и куда он делся. Остатки и себестоимость складываются из документов — поступлений, реализаций и складских документов из этой статьи.

Учёт начинают с начальных остатков. Без них при продаже появится предупреждение «Товара не хватает на складе»: реализацию можно сохранить, но остаток на складе уйдёт в минус.

Что понадобится

• Хотя бы один склад в справочнике Склады — см. Склады.
• Позиции с типом Товар в справочнике Товары и услуги. Склад ведёт учёт товаров: в реализации и поступлении поле Склад работает только для позиций Товар.

Пошагово

Склады

Отдельной страницы со складами нет. Справочник Склады открывается из любого поля склада: Склад в документах, Откуда (склад) и Куда (склад) в перемещении, Все склады в отчётах.

1. Нажмите значок справочника (лист с лупой) справа в поле склада — откроется панель Склады. В каждой строке — название и адрес склада.
2. Чтобы добавить склад, нажмите Создать новый. В форме Создать склад заполните Наименование и Адрес и нажмите Создать.
3. Появится «Склад был успешно создан.». Новый склад уже отмечен в списке — нажмите Выбрать.

Если складов ещё нет, в раскрывающемся списке поля написано «Нет данных». Пункт Добавить под этой надписью сразу открывает форму Создать склад.

Основной склад сам подставляется в новые реализацию и поступление. Пока основной склад не назначен, подставляется первый склад списка. Чтобы назначить основной склад:

1. В панели Склады нажмите Редактировать, затем нажмите на нужный склад.
2. В форме Редактировать склад отметьте Основной склад и нажмите Изменить. Появится «Склад был успешно обновлен.».
3. Нажмите Готово, чтобы выйти из режима правки.

Прежний основной склад перестаёт быть основным. Так же исправляют название и адрес склада. В списке основной склад не помечен: у него в форме изменения флажок Основной склад отмечен и неактивен. Удалить склад нельзя.

Начать складской учёт

Начальные остатки — это товар, который уже лежал на складе в день, с которого вы начинаете учёт в Payda.

1. В меню откройте Склад → Движение по складу.
2. Нажмите Создать и выберите Начальные остатки. Пока на вкладке Начальные остатки нет документов, на ней есть кнопка Ввести начальные остатки — она открывает ту же форму.
3. В блоке Данные документа укажите Дата документа — дату начала учёта. Её можно поставить задним числом.
4. Выберите Склад.
5. Под таблицей нажмите Добавить и заполните строку: Номенклатура, Количество и Себестоимость за ед., ₸ — во сколько вам обошлась единица товара.
6. Добавьте так все товары склада и нажмите Сохранить как черновик.
7. Нажмите Провести. Появится «Созданы партии и приходные движения по себестоимости.».

Не оставляйте Себестоимость за ед., ₸ нулевой: по ней Payda считает себестоимость будущих продаж. Начальные остатки вводятся отдельным документом на каждый склад. Строки с нулевым количеством при сохранении пропускаются.

Складские документы

1. В меню откройте Склад → Движение по складу.

   

2. Выберите вкладку с нужным видом документов.

3. Чтобы создать документ, нажмите Создать справа вверху и выберите вид: Перемещение, Списание, Оприходование, Инвентаризация или Начальные остатки. Список один и тот же на всех вкладках.

4. Чтобы открыть документ, нажмите на его строку.

Вкладка	Когда нужна
Перемещения	Товар переезжает с одного вашего склада на другой
Списания	Товар потерян, испорчен или у него истёк срок годности
Оприходования	Товар появился на складе без документа покупки, например нашёлся излишек
Инвентаризации	Вы пересчитали товар и сверяете факт с учётом
Начальные остатки	Товар, который был на складе до начала учёта в Payda

Пока на вкладке нет документов, на ней есть своя кнопка: Создать перемещение, Создать списание, Создать оприходование, Создать инвентаризацию или Ввести начальные остатки.

На всех вкладках есть колонки №, Дата и Статус. Кроме них у перемещений — Откуда и Куда, у списаний — Склад и Причина, у оприходований — Склад и Основание, у инвентаризаций и начальных остатков — Склад.

Статус Черновик значит, что документ сохранён, но остатки не изменил. Проведён — движения по складу учтены.

Все складские документы проходят один путь:

1. Заполните документ и нажмите Сохранить как черновик. Документ получит номер и статус Черновик.
2. Нажмите Провести — эта кнопка появляется только после сохранения. Статус сменится на Проведён, остатки изменятся.
3. Чтобы исправить проведённый документ, нажмите Распровести. Движения отменятся, документ снова станет черновиком: исправьте его, сохраните и проведите снова.

Позиции добавляют кнопкой Добавить под таблицей, лишнюю строку убирают значком корзины в её конце. У штучного товара количество вводится только целым.

Исключение из общего пути — списания и оприходования, которые создала инвентаризация, см. Инвентаризация.

Перемещение

1. На странице Движение по складу нажмите Создать → Перемещение. Откроется форма Перемещение | Создание.
2. В блоке Данные документа проверьте Дата документа — по умолчанию стоит сегодняшняя.
3. В поле Откуда (склад) выберите склад, с которого забираете товар, в поле Куда (склад) — склад, на который его везёте.
4. Под таблицей нажмите Добавить и заполните Номенклатура и Количество.
5. Нажмите Сохранить как черновик, затем Провести. Появится «Товар перемещён между складами.».

Склад, выбранный в одном поле, в раскрывающемся списке другого поля не показывается.

Списание

1. Нажмите Создать → Списание.
2. Проверьте Дата документа и выберите Склад.
3. Выберите Причина списания: Потеря, Порча, Истёк срок годности, Недостача по инвентаризации или Другое. По умолчанию стоит Другое.
4. Под таблицей нажмите Добавить и заполните Номенклатура и Количество.
5. Нажмите Сохранить как черновик, затем Провести. Появится «Товар списан со склада по себестоимости.».

Цену в списании не указывают: товар уходит со склада по себестоимости, которую считает Payda.

Списание, которое создала инвентаризация, открывается с полем Основание — ссылкой на эту инвентаризацию. Такое списание только для просмотра: в нём нет кнопок Сохранить как черновик, Провести и Распровести.

Оприходование

1. Нажмите Создать → Оприходование.
2. Проверьте Дата документа и выберите Склад.
3. Под таблицей нажмите Добавить и заполните Номенклатура, Количество и Себестоимость за ед., ₸ — по этой цене товар встанет на склад.
4. Нажмите Сохранить как черновик, затем Провести. Появится «Товар оприходован на склад по указанной себестоимости.».

Оприходования, которые создала инвентаризация, видны в списке по колонке Основание: в ней ссылка «Инвентаризация №…». Как и такие списания, они только для просмотра.

Инвентаризация

1. Нажмите Создать → Инвентаризация.
2. Проверьте Дата документа и Время — по умолчанию стоит текущий момент. Учётные количества берутся по остаткам на этот момент.
3. Выберите Склад — таблица заполнится сама: Номенклатура, Учётное количество, Факт. количество и Расхождение. Факт. количество сначала равно учётному.
4. Пересчитайте товар и исправьте Факт. количество только там, где факт не совпал с учётом. Расхождение покажет излишек со знаком «+» и недостачу со знаком «−».
5. Товар, которого нет в таблице, добавьте кнопкой Добавить под таблицей.
6. Нажмите Сохранить как черновик. В сообщении будет номер инвентаризации и «Учётные количества рассчитаны на дату документа.».
7. Нажмите Провести — откроется окно Проведение инвентаризации с документами, которые будут созданы по расхождениям.
8. Проверьте окно и нажмите в нём Провести.

Что в окне	Что это значит
Оприходование излишков	Товар, которого оказалось больше, чем по учёту. Цену в колонке Цена, ₸ можно изменить — по ней излишек встанет на склад
Списание недостачи	Товар, которого оказалось меньше. Он спишется по себестоимости — в окне показана её оценка
Метка «не хватает остатка»	Текущего остатка не хватает, чтобы списать недостачу: после даты инвентаризации товар уже расходовали. Кнопка Провести неактивна

Проведённая инвентаризация сама создаёт и проводит оприходование излишков и списание недостачи. Ссылки на них появятся в блоке Данные документа, в полях Оприходование излишков и Списание недостачи.

Если расхождений нет, окно так и скажет, а после проведения появится «Расхождений не было — остатки не изменились.».

Созданные инвентаризацией документы нельзя изменить или распровести отдельно. Распровести у самой инвентаризации отменяет и удаляет их — появится «Созданные оприходование и списание отменены и удалены.».

Если после правки количеств сменить склад, дату или время, появится окно «Перезаполнить таблицу?». Перезаполнить заменит строки учётными остатками на новый момент, введённые количества пропадут. Отменить оставит таблицу как есть.

Остатки

1. В меню откройте Склад → Остатки.

   

2. Посмотрите итоги за период: Остаток на начало, Приход, Расход и Остаток на конец. Суммы — в тенге по себестоимости, подпись «по всем складам» значит, что склад не выбран.

3. Чтобы смотреть один склад, выберите его в поле Все склады.

4. Чтобы сменить период, нажмите кнопку с датами. Выберите даты в календаре или готовый вариант слева, например Прошлый месяц, и нажмите Применить.

5. Чтобы найти товар, начните вводить название в поле Поиск по номенклатуре. Итоги пересчитываются вместе с таблицей.

6. Нажмите на строку товара, чтобы открыть его историю.

По умолчанию показан текущий месяц. Отчёт пересчитывается сам при каждом изменении — отдельной кнопки нет.

В таблице только товары, у которых за период был остаток или движение. В каждой ячейке сверху сумма в тенге, под ней — количество. Колонка Склад появляется, когда склад не выбран.

Колонка	Что в неё входит
Приход	Поступления, начальные остатки, оприходования и перемещения на этот склад
Расход	Реализации из раздела Продажа, списания и перемещения с этого склада

Красная ячейка — отрицательная сумма или количество, например остаток ушёл в минус: реализацию сохранили кнопкой Всё равно создать, когда товара не хватало.

Какие товары приносят выручку и маржу, смотрите в статье Отчёты склада: ABC-анализ и рентабельность.

История товара

1. В Остатки нажмите на строку товара. Откроется страница «Номенклатура | …» с названием товара.
2. Посмотрите карточки: Остаток и Стоимость остатка с подписью «сейчас · все склады» и Средняя себестоимость единицы.
3. Чтобы смотреть движения одного склада, выберите его в поле Все склады. Фильтр меняет только таблицу, карточки всегда считаются по всем складам.
4. Чтобы открыть документ, нажмите на его название в колонке Операция.

Карточки показывают остаток на сегодня по всем складам, а строка в Остатки — на конец периода по одному складу, поэтому числа могут не совпадать. Если вы пришли из Остатки, под карточками есть полоса «В отчёте на …» с датой, складом и остатком из строки отчёта.

Колонка	Что показывает
Дата	Дата и время операции
Склад	Склад, на котором прошла операция
Операция	Документ и его номер. Название-ссылка открывает документ
Количество	«+» — приход, «−» — расход
Себестоимость, ₸	Себестоимость единицы в этой операции
Сумма, ₸	Сумма операции по себестоимости
Остаток	Сколько товара осталось после операции

Если по товару ещё не было операций, вместо таблицы написано «Нет движений». Вернуться к отчёту можно крошкой Остатки в верхней панели.

Проверка результата

• Документ получил статус Проведён — в шапке формы и в списке на своей вкладке.
• В Остатки за период с датой документа изменились Приход или Расход нужного склада, а в истории товара появилась строка с этим документом.
• У проведённой инвентаризации с расхождениями в блоке Данные документа есть ссылки Оприходование излишков или Списание недостачи. Эти документы уже проведены и меняются только вместе с инвентаризацией.

Частые ошибки

Что видите	Почему	Что делать
Окно «Товара не хватает на складе» при сохранении реализации	На складе меньше товара, чем в документе	Это предупреждение. Всё равно создать сохранит реализацию, остаток уйдёт в минус и подсветится красным в Остатки. Сменить склад вернёт к полю Склад, см. Реализация. Чтобы минуса не было, сначала введите начальные остатки или оформите поступление
«Обязательное поле», «Максимум 255 символов» или «Максимум 500 символов» в форме склада	Наименование и Адрес обязательны, название — до 255 символов, адрес — до 500	Заполните или сократите поле
Поле Склад в реализации или поступлении серое	В таблице нет товара с количеством	Добавьте позицию Товар и укажите количество
Браузер просит заполнить поле Склад, Откуда (склад) или Куда (склад), либо появляется «Выберите склад.» или «Выберите склады отправителя и получателя.», и документ не сохраняется	Склад не выбран	Выберите склад и сохраните снова
«Добавьте хотя бы одну позицию.»	В документе нет строки с товаром. В начальных остатках — ещё и когда у всех строк нулевое количество: такие строки пропускаются	Нажмите Добавить под таблицей, выберите Номенклатура и укажите количество
«Количество должно быть больше 0.»	В строке нулевое количество	Укажите количество или удалите строку значком корзины
«Склад-источник и склад-получатель должны отличаться.»	В перемещении в обоих полях один и тот же склад	Выберите в Куда (склад) другой склад
Нет кнопки Провести	Документ ещё не сохранён	Нажмите Сохранить как черновик
В окне «Проведение инвентаризации» метка «не хватает остатка», Провести неактивна	После даты инвентаризации товар уже расходовали, и на списание недостачи его не хватает	Распроведите более поздние расходные документы по этому товару, проведите инвентаризацию, затем снова проведите их
«Не удалось заполнить по остаткам»	Таблица инвентаризации не заполнилась учётными остатками	Проверьте Склад, Дата документа и Время. Позиции можно добавить кнопкой Добавить — учётные количества посчитаются при сохранении
В списании или оприходовании нет кнопок Сохранить как черновик и Распровести	Документ создан инвентаризацией — у него есть поле Основание	Откройте инвентаризацию по ссылке в Основание и распроведите её
«Ничего не найдено» в Остатки	За период нет остатков и движений по выбранному складу	Смените период или выберите Все склады

Что дальше

• Отчёты склада: ABC-анализ и рентабельность — какие товары дают выручку и маржу.
• Поступление от поставщика — обычный способ пополнить склад.
• Товары и услуги — карточки товаров, их тип и цена.