Товары и услуги

Зачем это нужно

Номенклатура — это каталог того, что вы продаёте и покупаете. Позиции из него подставляются в счета, реализации, поступления и ЭСФ (электронные счета-фактуры) вместе с ценой, единицей измерения и ставкой НДС. Заполненный каталог экономит время на каждом документе и не даёт ошибиться в цене.

Что понадобится

• Список того, что вы продаёте, с ценами и единицами измерения.
• Единица измерения в справочнике. Базовые единицы там уже есть, недостающую заведите сами — см. Единицы измерения.
• Ставка НДС для каждой позиции.

Пошагово

1. В левом меню, в блоке Справочники, откройте Товары и услуги — откроется боковая панель Номенклатура со списком позиций.

   

2. Нажмите Создать — откроется форма Создать номенклатуру.

3. Если ведёте группы, выберите Группа — см. Группы.

4. Выберите вкладку Товар или Услуга. Товар учитывается на складе, услуга — нет.

5. Заполните поля:

   • Наименование — название, которое попадёт в документы. Обязательное поле.
   • Цена — цена позиции. Обязательное поле.
   • Ставка НДС — подставится сама: плательщику НДС — стандартная ставка 16%, остальным — Без НДС. Обязательное поле: проверьте ставку и при необходимости смените.
   • Валюта — по умолчанию стоит тенге. Обязательное поле.
   • Единица измерения — выберите из списка. Обязательное поле.
   • Артикул, Штрихкод, Единица измерения ЭСФ и Код ТНВЭД — необязательные поля.

6. Нажмите Создать — появится сообщение «Номенклатура успешно добавлена в справочник.», и позиция встанет в список.

Плательщиком НДС Payda считает компанию, у которой в реквизитах заполнено поле Дата регистрации НДС — см. НДС.

Найти позицию

• В поле Поиск номенклатуры начните вводить название — подсказка в поле: «Введите для поиска». В списке останутся подходящие позиции.
• Над списком — папки Все, Товар, Услуга и ваши группы. Нажмите папку, и в списке останутся только её позиции. Все возвращает полный список.
• В строке позиции — название и цена, ниже тип, единица измерения и ставка: «НДС 16%» или «Без НДС».

Изменить позицию

1. Найдите позицию и нажмите стрелку справа в её строке — откроется форма Редактировать номенклатуру.
2. Исправьте поля. Если Ставка НДС пустая, выберите ставку: при правке она сама не подставляется.
3. Нажмите Сохранить — появится сообщение «Номенклатура успешно обновлена в справочнике.».

Отменить возвращает к списку без изменений. Удалить позицию из справочника нельзя.

Группы

Группа — ваша папка в каталоге: например, по видам товаров или по поставщикам. Отдельной кнопки для групп нет, группа создаётся из формы позиции.

1. В форме позиции откройте список поля Группа и выберите первый пункт — Добавить.
2. Откроется форма Создать группу номенклатуры. Заполните Наименование и при желании Код группы.
3. Нажмите Создать — появится сообщение «Группа номенклатуры создана». Вы вернётесь к позиции, и новая группа уже будет стоять в поле Группа.
4. Сохраните позицию.

Группа появится папкой над списком. Изменить или удалить группу нельзя.

Позиции в документе

Позиции из справочника попадают в таблицу позиций счёта на оплату, реализации, поступления и доверенности. Добавить их можно тремя способами.

Сразу несколько позиций:

1. Над таблицей нажмите Добавить из справочника — откроется панель Номенклатура с отметками у позиций.
2. Отметьте нужные позиции: можно по папкам и через поиск. Позиции, которые уже есть в документе, отмечены заранее. Если снять отметку, строка уйдёт из документа.
3. Нажмите Выбрать N, где N — число отмеченных позиций. Новые строки встанут с количеством 1 и ценой из справочника.

Нужной позиции нет — нажмите в панели Создать и заведите её. Новая позиция сразу будет отмечена.

Название прямо в строке:

1. Над таблицей нажмите Добавить — появится пустая строка.
2. В ячейке Номенклатура начните вводить название и выберите позицию из списка.
3. Если такой позиции нет, выберите в списке пункт Создать «…» с вашим названием. Название останется в строке, а цена и ставка НДС из этой строки уйдут в новую позицию.
4. Чтобы завести позицию в справочник сразу, нажмите справа в ячейке значок дискеты с подсказкой Сохранить в справочник.
5. Если этого не сделать, при сохранении документа откроется окно «Позиции ещё не в справочнике» со списком таких названий. Нажмите Сохранить все — позиции попадут в справочник, и документ сохранится.

Единицу измерения такой позиции Payda подберёт сама: у товара — штука, у услуги — услуга, если такая единица есть в справочнике. Проверить её можно потом в карточке позиции.

Одна позиция через справочник: в ячейке Номенклатура нажмите значок справочника (лист с лупой), отметьте позицию и нажмите Выбрать. Позицию, которая уже есть в документе, второй раз выбрать нельзя — появится сообщение «Эта номенклатура уже добавлена в документ».

Единицы измерения

Единица измерения показывает, в чём считается позиция: в штуках, килограммах, услугах. Отдельного пункта меню у справочника нет, он открывается из поля Единица измерения в форме позиции.

1. В форме позиции откройте список поля Единица измерения и выберите первый пункт — Справочник. Откроется панель Единицы измерения с подписью «Выберите единицу измерения из справочника.».
2. Найдите единицу через поле Поиск: в строке — название, под ним код.
3. Отметьте единицу и нажмите Выбрать.

Если нужной единицы нет:

1. Нажмите Создать новый — откроется форма Создать единицу измерения. Если справочник пуст, эта форма откроется сразу.
2. Заполните все четыре поля — они обязательны, хотя звёздочек у них нет:
   • Наименование — полное название единицы;
   • Код;
   • Код в портале — код единицы для ЭСФ;
   • Краткое наименование — короткая подпись, ею единица подписана в таблице позиций ЭСФ.
3. Нажмите Создать — появится сообщение «Единица измерения успешно создана в справочнике.». Новая единица будет отмечена в списке — нажмите Выбрать.

Чтобы исправить единицу, нажмите Редактировать, затем нажмите на нужную единицу. В форме Редактировать единицу измерения исправьте поля и нажмите Изменить. Готово выводит из режима правки. Удалить единицу нельзя.

На телефоне пункта Справочник в списке нет. Если нужная единица не нашлась, под «Нет данных» выберите Добавить — откроется та же форма Создать единицу измерения.

Каталог на телефоне

В мобильном приложении каталог открывается двумя путями, в аккаунте компании:

• на главном экране — плитка Товары и услуги;
• вкладка Каталог внизу экрана → блок Разделы → Склад.

Откроется экран Каталог со списком позиций. Найти позицию можно в поле Поиск по товарам и услугам. Если позиций ещё нет, экран покажет «Создайте товары и услуги».

Чтобы добавить позицию:

1. Нажмите Добавить внизу экрана — откроется окно Добавить новый товар и услугу.
2. Выберите вкладку Товар или Услуга.
3. Заполните Номенклатура (название), Единица измерения, Цена за единицу (в тенге) и Ставка НДС. Все поля обязательные, ставка подставится сама, как на компьютере.
4. Нажмите Добавить.

Чтобы изменить позицию:

1. Нажмите значок карандаша в шапке экрана — откроется Управление каталогом.
2. Под нужной позицией нажмите Изменить — откроется Редактировать номенклатуру.
3. Исправьте поля и нажмите Сохранить.
4. Нажмите Готово внизу экрана, чтобы выйти из режима правки.

Группу, артикул, штрихкод и остальные поля позиции задают на компьютере.

Проверка результата

Позиция стоит в списке панели Номенклатура — с ценой, типом, единицей измерения и ставкой НДС. В документе она есть в Добавить из справочника, и при выборе её цена и ставка подставляются в строку. На телефоне позиция видна на экране Каталог.

Частые ошибки

Что видите	Почему	Что делать
«Номенклатура не найдена» и «Добавьте первую номенклатуру, чтобы выбрать ее в списке»	Каталог пуст, поиск ничего не нашёл или открыта другая папка	Очистите Поиск номенклатуры, выберите папку Все или нажмите Создать номенклатуру
Создать не срабатывает, браузер просит заполнить поле	Не заполнено поле со звёздочкой: Наименование, Цена или Единица измерения	Заполните поле и нажмите Создать ещё раз
«Произошла ошибка при добавлении номенклатуры. Пожалуйста, попробуйте еще раз.»	Позиция не сохранилась. Этот же текст бывает и при правке	Проверьте поля и сохраните ещё раз. Не выходит — напишите в поддержку
«Не заполнены справочники валют или единиц измерения — заведите единицу измерения и повторите.»	Позицию заводят из строки документа, а в справочнике нет ни одной единицы измерения	Заведите единицу — см. Единицы измерения — и сохраните снова
«Наименование обязательно», «Код обязателен», «Код в портале обязателен» или «Краткое наименование обязательно»	В форме единицы измерения пустое поле: обязательны все четыре	Заполните поле и нажмите Создать
«Не удалось сохранить единицу измерения» или другой текст ошибки	Единица не сохранилась	Проверьте поля и нажмите Создать ещё раз
«Название номенклатуры обязательно», «Единица измерения обязательна», «Цена обязательна» или «Ставка НДС обязательна» на телефоне	Поле пустое	Заполните поле и нажмите Добавить
«Эта номенклатура уже добавлена в документ»	Позиция уже есть в таблице	Измените количество в существующей строке
Окно «Позиции ещё не в справочнике» при сохранении документа	Название введено прямо в строке таблицы	Нажмите Сохранить все
Окно «Товара не хватает на складе» при сохранении реализации	На складе меньше товара, чем в документе. Это предупреждение, а не запрет	Всё равно создать — остаток уйдёт в минус. Сменить склад — выберите другой склад. Чтобы остаток был, оприходуйте товар — см. Начать складской учёт
В документе неверная сумма НДС	У позиции не та ставка	Исправьте ставку в карточке позиции — см. Изменить позицию — и в строке документа

Что дальше

• Счёт, реализация, накладная — продать заведённые позиции.
• Движение и остатки — поставить товары на складской учёт.
• Документы на телефоне — добавить позиции из каталога в документ с телефона.