Выписать и отправить ЭСФ

Зачем это нужно

ЭСФ — электронный счёт-фактура. Плательщики НДС выписывают его на реализацию и передают в ИС ЭСФ — государственную систему приёма ЭСФ. Payda заполнит ЭСФ по данным реализации, подпишет его ЭЦП (электронной цифровой подписью) и покажет статус, который вернула ИС ЭСФ.

Что понадобится

• Логин ИС ЭСФ в реквизитах организации, вкладка Доп.информация — см. Реквизиты организации. Пароль от ИС ЭСФ вы введёте при подключении.
• ЭЦП организации и запущенный на компьютере NCALayer — программа для подписи ЭЦП.
• Расчётный счёт организации в справочнике — см. Банковские счета.
• Желательно — сохранённая реализация: из неё форма ЭСФ заполнится сама.

Пошагово

Реестр ЭСФ

1. В левом меню нажмите ЭСФ — откроется страница Электронная счет-фактура.

2. Выберите вкладку: Отправленные — ЭСФ, которые выписали вы, Полученные — ЭСФ от поставщиков (о них — Получить ЭСФ от поставщика).

3. Проверьте период над таблицей: по умолчанию видны ЭСФ за последние 15 дней по дате оборота.

4. Чтобы увидеть более старые ЭСФ, нажмите на период, выберите, например, Этот год и нажмите Применить.

5. Найдите ЭСФ через Поиск по рег. номеру или Фильтр. В окне Фильтры задайте Дата оборота, Контрагент или Статус ЭСФ и нажмите Применить.

   

6. Нажмите на строку, чтобы открыть ЭСФ.

Колонки таблицы: Рег. номер и статус, Тип, Контрагент, Дата выписки, Дата совершения оборота и Сумма ₸. Кнопка Очистить в окне Фильтры сбрасывает все отборы, в том числе период.

Если под условия ничего не подходит, в таблице написано «Ничего не найдено». На вкладке Отправленные там же есть кнопка Создать новую.

Подключиться к ИС ЭСФ

Без подключения отправить ЭСФ и обновить статусы нельзя. Состояние видно по отметке вверху страницы, рядом со словом ЭСФ: Подключить — подключения нет, Подключено — подключение есть.

1. Проверьте, что в реквизитах заполнен Логин ИС ЭСФ — вкладка Доп.информация.
2. Запустите NCALayer.
3. Нажмите отметку Подключить — откроется окно Авторизация с текстом «Введите пароль от портала ИСЭСФ».
4. Введите Пароль от ИС ЭСФ и нажмите Войти.
5. Когда появится подсказка «Ожидание NcaLayer», выберите ЭЦП в окне NCALayer и подпишите.
6. Появится сообщение «Пароль успешно добавлен», а отметка сменится на Подключено.

Нет учётной записи в ИС ЭСФ или забыли пароль — в окне Авторизация есть ссылка Перейдите в портал ИС ЭСФ. Портал откроется в этой же вкладке вместо Payda.

Создать ЭСФ

Проще всего выписать ЭСФ из реализации: контрагент, даты, реквизиты реализации и позиции подставятся в форму сами.

1. Откройте ЭСФ из реализации одним из способов:

   • в меню Продажа на вкладке Реализация нажмите + ЭСФ в колонке Связанные документы нужной строки — об отметках см. Связанные документы;
   • откройте реализацию и в блоке Связанные документы нажмите Добавить ЭСФ — см. Счёт, реализация, накладная.

   Чтобы выписать ЭСФ без реализации, нажмите Создать в реестре ЭСФ и заполните поля вручную.

2. Пройдите разделы формы — буквы в левой колонке. Работают разделы A–G:

Раздел	Что заполнить
A. Общий раздел	Номер документа, Дата выписки, Дата оборота и Тип ЭСФ — сейчас доступен только Обычный
B. Реквизиты поставщика	Данные вашей организации подставятся из реквизитов. Выберите Расчетный счет организации
C. Реквизиты получателя	Выберите контрагента в поле Получатель
D. Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя	Заполняется сам. Пока в разделе C нет получателя, в полях стоит подсказка «Заполните пункт С»
Е. Условия поставки	Способ расчета: Безналичный расчет (стоит по умолчанию) или Наличный расчет. По договору, Способ отправления, доверенность и Условия поставки — по необходимости
F. Реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг	Номер документа и Дата документа — номер и дата реализации
G. Данные по товарам, работам, услугам	Позиции ЭСФ — следующие шаги

3. В разделе G добавьте позиции: Добавить из справочника — из каталога, Добавить — пустая строка. Развернуть открывает таблицу на весь экран.
4. В каждой строке проверьте Признак Происхождения — он обязателен. У позиций из каталога он подставляется сам: 5 - Прочее у товаров и 6 - Работы/услуги у услуг.
5. При признаках 1–3 заполните Код товара (ТН ВЭД ЕЭАС) — ровно 10 цифр. При 1 и 2 — ещё Наименование в соответствии декларации, а при 1 — и Номер декларации (ТС, СТ-1, СТ-KZ) с п/п СНТ.

В строке позиции есть и необязательное поле Дополнительные данные — это не отдельный раздел. Буквы C1 и H–L пока неактивны: при наведении появляется подсказка «Данный раздел будет реализован в следующих обновлениях».

Галочка у буквы значит, что раздел заполнен, красная цифра — сколько в нём ошибок. Все ошибки собраны в панели Ошибки (N) внизу экрана: нажмите на ошибку, и откроется нужный раздел с курсором в поле.

Отправить и обновить статус

1. Нажмите Сохранить — у нового ЭСФ есть только эта кнопка и Отменить. Появится сообщение «ЭСФ успешно сохранено», и вы вернётесь в реестр, где у ЭСФ статус Черновик.
2. Откройте ЭСФ из реестра: под заголовком карточки написано «Сохранен».
3. Запустите NCALayer и нажмите Отправить.
4. Выберите Отправить или Отправить как черновик. Оба пункта подписывают ЭСФ через NCALayer и передают в ИС ЭСФ, второй — как черновик.
5. Появится подсказка «Ожидание NCALayer» — подпишите ЭСФ в окне NCALayer. После подписи появится сообщение «ЭСФ успешно отправлена».
6. Под заголовком карточки появится строка «Отправлен · Статус в портале: …». Чтобы получить свежий статус, нажмите Обновить статус.

Кнопка Скачать XML открывает файл ЭСФ в формате XML в новой вкладке.

На вкладке Отправленные статусы можно обновить сразу у нескольких ЭСФ:

• Обновить над таблицей — у всех ЭСФ на текущей странице;
• Обновить выбранное — отметьте ЭСФ флажками, и внизу появится панель Выбрано N с этой кнопкой.

После обновления появится сообщение «Статусы ЭСФ успешно обновлены». Без подключения к ИС ЭСФ кнопки обновления и пункты меню Отправить неактивны.

Статусы в реестре

Статус	Что означает
Черновик	ЭСФ сохранён в Payda кнопкой Сохранить
Создан	ЭСФ отправлен, ваша подпись ещё обрабатывается
Подписан	ЭСФ подписан и передаётся в ИС ЭСФ
Завершён	ИС ЭСФ приняла ЭСФ — всё в порядке
Ошибка подписания	Подпись не прошла: проверьте ЭЦП и NCALayer
Ошибка	Сбой при передаче в ИС ЭСФ или при получении ответа. Откройте ЭСФ: замечания ИС ЭСФ, если они пришли, будут в панели Ошибки (N)
Нет доступа к ИСЭСФ	ИС ЭСФ не приняла логин или пароль
Налогоплательщик не найден	ИС ЭСФ не нашла контрагента по его БИН (у компаний) или ИИН (у ИП и физлиц)
Аннулирован	ЭСФ аннулирован в ИС ЭСФ

Проверка результата

• В реестре у ЭСФ статус Завершён, а в колонке Рег. номер и статус — регистрационный номер из ИС ЭСФ. По нему ЭСФ находится через Поиск по рег. номеру.
• В карточке ЭСФ — строка «Отправлен · Статус в портале: Завершён».
• ЭСФ, созданный из реализации, виден в её блоке Связанные документы.

Частые ошибки

Что видите	Почему	Что делать
После Отправить появилась подсказка «Ожидание NCALayer», и больше ничего не происходит	NCALayer не запущен, или подпись отменили	Запустите NCALayer и отправьте ЭСФ ещё раз. Сама подсказка — не ошибка: она появляется при каждой отправке
Обновить, Обновить статус или пункты меню Отправить неактивны	Нет подключения к ИС ЭСФ или в реквизитах не заполнен Логин ИС ЭСФ. Обновить неактивна и пока список ещё загружается	Дождитесь загрузки списка. Подключитесь и проверьте логин — см. Подключиться к ИС ЭСФ
Панель Ошибки (N) внизу экрана	Поля не заполнены или заполнены неверно	Нажмите на ошибку — откроется нужный раздел. Если ошибка про дату, проверьте обе даты в разделе A
«Код ТН ВЭД должен содержать ровно 10 цифр»	Код введён не полностью	Введите все 10 цифр в Код товара (ТН ВЭД ЕЭАС)
«Номер декларации обязателен при признаке происхождения 1»	У строки с признаком 1 нет номера декларации	Заполните Номер декларации (ТС, СТ-1, СТ-KZ)
«Добавьте минимум 1 позицию»	В разделе G нет строк	Нажмите Добавить из справочника
Сохранённого ЭСФ нет в реестре	Его дата оборота не попадает в период над таблицей	Выберите период шире, например Этот год
Статус Нет доступа к ИСЭСФ	ИС ЭСФ не приняла учётные данные	Проверьте Логин ИС ЭСФ и Пароль ИС ЭСФ на вкладке Доп.информация — см. Реквизиты организации
Статус Налогоплательщик не найден	ИС ЭСФ не нашла контрагента	Уточните БИН или ИИН у контрагента и исправьте его карточку в справочнике контрагентов

Что дальше

• Получить ЭСФ от поставщика — полученные ЭСФ и поступление по ним.
• Счёт, реализация, накладная — документ, по которому выписывают ЭСФ.
• Реквизиты организации — логин и пароль ИС ЭСФ.