Выписать и отправить ЭСФ
Зачем это нужно
ЭСФ — электронный счёт-фактура. Компании на НДС обязаны выписывать его на каждую реализацию и отправлять в ИС ЭСФ — государственную систему приёма счетов-фактур. Payda формирует ЭСФ по данным реализации, подписывает ЭЦП и отправляет, а статус документа видно в общем списке.
Что понадобится
- Логин ИС ЭСФ и Пароль ИС ЭСФ в реквизитах компании — вкладка Доп.информация на странице Реквизиты организаций.
- ЭЦП компании и запущенный NCALayer — без него подписать документ нельзя.
- Оформленная реализация, по которой выписывается ЭСФ.
Пошагово
В левом меню откройте ЭСФ — откроется реестр Электронная счет-фактура. Пока документов нет, в таблице «Список ЭСФ пуст».
Оранжевая отметка Подключить рядом с названием раздела означает, что доступ к ИС ЭСФ ещё не настроен — заполните логин и пароль в реквизитах.
Нажмите + ЭСФ. Форма разбита на разделы: реквизиты сторон, Данные по товарам, работам, услугам, условия поставки и Дополнительные данные.
Проверьте Дата выписки и Дата совершения оборота — вторая должна совпадать с датой отгрузки.
Заполните Номер документа поставки и Дата документа поставки — это реквизиты вашей реализации.
Проверьте строки товаров. Для импортных позиций заполните Код товара (ТН ВЭД ЕЭАС) — ровно 10 цифр — и Номер декларации (ТС, СТ-1, СТ-KZ).
Укажите способ расчёта: Безналичный расчет или Наличный расчет.
Нажмите Отправить. Если документ ещё не готов, используйте Отправить как черновик — он сохранится со статусом Черновик.
Подпишите документ через NCALayer, когда система об этом попросит.
Статусы в реестре
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Черновик | Документ сохранён, но в ИС ЭСФ не отправлен |
| Создан | Отправлен, идёт подписание на стороне продавца |
| Подписан | Подписан и передаётся в ИС ЭСФ |
| Завершён | Принят ИС ЭСФ — всё в порядке |
| Ошибка подписания | Подпись не прошла: проверьте ЭЦП и NCALayer |
| Ошибка | ИС ЭСФ отклонила документ |
| Нет доступа к ИСЭСФ | Неверные логин или пароль ИС ЭСФ |
| Налогоплательщик не найден | БИН контрагента отсутствует в реестре ИС ЭСФ |
| Аннулирован | Документ отозван |
Отметьте документы галочками и нажмите Обновить (Обновить выбранное) — Payda запросит у ИС ЭСФ актуальные статусы. Полезно, когда документ долго висит в Подписан. Сузить список помогают период, Поиск по рег. номеру и Фильтр.
Проверка результата
Через несколько минут после отправки статус в реестре меняется на Завершён. Найти документ можно поиском по регистрационному номеру — поле Поиск по рег. номеру.
Частые ошибки
| Что видите | Почему | Что делать |
|---|---|---|
| «Для отправки ЭСФ необходимо Подписать Документ через ncaLayer» | NCALayer не запущен или подпись отменена | Запустите NCALayer и повторите отправку |
| «Нет доступа к ИСЭСФ» | Неверные логин или пароль ИС ЭСФ | Проверьте вкладку Доп.информация в реквизитах |
| «Налогоплательщик не найден» | БИН контрагента не зарегистрирован в ИС ЭСФ | Уточните БИН у контрагента |
| «Код ТН ВЭД должен содержать ровно 10 цифр» | Код введён не полностью | Введите все 10 цифр |
| «Номер декларации обязателен при признаке происхождения 1» | Для импортного товара не указана декларация | Заполните Номер декларации (ТС, СТ-1, СТ-KZ) |
| «Добавьте минимум 1 позицию» | В документе нет строк | Нажмите Добавить из справочника |
| «Заполните пункт С» | Не заполнен обязательный раздел формы | Вернитесь к подсвеченному разделу |
Что дальше
- Счёт, реализация, накладная — документ-основание для ЭСФ.
- Что можно с телефона — подписать документы в разделе ЭДО.