Счёт, реализация, накладная

Зачем это нужно

Продажа оформляется цепочкой документов: счёт на оплату → реализация → её печатная форма → ЭСФ (электронный счёт-фактура). Печатная форма реализации — накладная или АВР (акт выполненных работ). Сама реализация фиксирует отгрузку; остатки товара видны в разделе Склад → Остатки.

Если товар забирает представитель клиента, данные его доверенности укажите в поле Доверенность реализации. Доверенность своему сотруднику на получение товара у поставщика — другой документ, он в разделе Покупка: Оформить доверенность на получение товара.

Что понадобится

• Контрагент в справочнике — см. Контрагенты.
• Позиции в справочнике — см. Товары и услуги. Новую позицию можно ввести и прямо в строке документа.
• Для счёта на оплату — расчётный счёт вашей организации (Банковские счета) и КНП, код назначения платежа (Коды КНП, КБК, УГД и страны).
• Для товаров — склад, с которого идёт отгрузка (см. Движение и остатки).

Пошагово

Раздел «Продажа»: список документов

1. В левом меню откройте Продажа — откроется страница Продажи с вкладками Реализация и Счёт на оплату.

   

2. Чтобы создать документ, нажмите кнопку со значком плюса справа вверху. Она зависит от вкладки: на Реализация это Продажа, на Счёт на оплату — Счёт на оплату.

3. Чтобы открыть документ, нажмите на его строку.

Колонки вкладки Реализация:

• № и статус — номер документа, под ним статус: Сохранен или Проведен;
• Дата;
• Контрагент и вид продажи — под названием контрагента указано, что продано: Товар, Услуга или Товар / Услуга;
• Сумма ₸;
• Связанные документы — счёт, накладная, АВР и ЭСФ по этой продаже, подробнее — в статье Связанные документы.

Как найти документ:

1. В поле Поиск по контрагенту начните вводить название и выберите контрагента из списка.
2. Чтобы искать по номеру, дате или сумме, нажмите Фильтр.
3. Заполните нужные поля — Номер документа, Дата документа от, Дата документа до, Сумма от, Сумма до — и нажмите Подтвердить.

Условия фильтра появятся над таблицей плашками. Чтобы снять условие, нажмите крестик на его плашке.

Как сделать копию документа:

1. Отметьте кружок слева в строке — внизу экрана появится панель с кнопками Открыть и Дублировать.
2. Нажмите Дублировать и подтвердите в окне «Продублировать реализацию №…?» кнопкой Дублировать.
3. Откроется новая реализация с теми же данными, следующим номером и сегодняшней датой. Проверьте её и нажмите Сохранить как черновик. Исходный документ не изменится.

Счёт на оплату

1. На странице Продажи перейдите на вкладку Счёт на оплату. В ней колонки № документа, Итого ₸, Контрагент и Связанные документы.

2. Нажмите кнопку Счёт на оплату со значком плюса — откроется форма «Счет на оплату | Создание».

   

3. В блоке Основное проверьте Номер и Дата. Валюта обязательна, по умолчанию в ней стоит «ТЕНГЕ».

4. Выберите КНП (Код назначения платежа).

5. В блоке Контрагент выберите клиента в поле Наименование. Если работаете по договору, выберите его в поле По договору.

6. В блоке Мои реквизиты выберите Расчетный счет — счёт вашей организации, на который клиент переведёт деньги.

7. Нажмите Добавить из справочника и выберите товары и услуги. Позиции распределятся по вкладкам Товар и Услуга.

8. В каждой строке укажите Кол-во, Цена и ставку в колонке НДС. Сумма, Сумма НДС и Всего считаются сами.

9. Если цены уже включают НДС, отметьте флажок НДС внутри суммы. Тогда в строке итога под таблицей будет «НДС (в т. ч.)», без флажка — «НДС (сверху)».

10. Нажмите Сохранить как черновик. Появится сообщение «Счет на оплату успешно сохранен.».

Если позиции ещё нет в справочнике, нажмите Добавить: появится пустая строка, и название можно ввести прямо в ней.

На основании сохранённого счёта можно сразу оформить следующий документ — форма откроется с данными счёта:

• в строке списка — отметки + Реализация, + ЭСФ и + Платёж (входящий);
• в форме счёта, в развёрнутом блоке Связанные документы, — Добавить Реализация, Добавить ЭСФ и Добавить Платёж (входящий).

Если реализация уже проведена, а счёта нет, счёт можно создать из самой реализации — он сразу станет её основанием, см. Создать основание.

Похожий счёт не нужно заполнять заново: кнопка Дублировать есть в шапке сохранённого счёта и на панели строки в списке.

Отправить счёт клиенту

1. Откройте сохранённый счёт и в блоке Связанные документы нажмите Счёт на оплату — откроется печатная форма счёта.
2. Чтобы поменять, что напечатано именно в этом счёте, нажмите Печать и подписи в шапке окна.
3. Включите или выключите Печать организации, Подпись руководителя, Подпись бухгалтера, QR оплаты и Кнопка «Оплатить», затем нажмите Применить.
4. Нажмите Переслать — ссылка на счёт скопируется в буфер обмена, появится сообщение «Ссылка скопирована».
5. Отправьте ссылку клиенту сами — например, в мессенджере или по почте.

Настройки панели Печать и подписи действуют только для этого счёта. По умолчанию они берутся из реквизитов организации — см. Реквизиты организации.

Клиент откроет счёт по ссылке без входа в Payda. Кнопка Оплатить появится у него, если в реквизитах задана ссылка на оплату и её показ включён, — см. Оплата счёта по ссылке.

Печатную форму счёта можно открыть и из списка: нажмите зелёную отметку Счёт на оплату в строке, а затем Посмотреть.

Реализация

1. На странице Продажи, на вкладке Реализация, нажмите кнопку Продажа со значком плюса — откроется форма «Реализация | Создание».

   

2. В блоке Основное проверьте Номер и Дата. В поле Склад уже стоит основной склад; сменить его можно, когда в таблице есть товар с количеством.

3. В блоке Контрагент выберите клиента в поле Наименование и при необходимости договор в поле По договору.

4. Если товар забирает представитель клиента, нажмите значок справа в поле Доверенность.

5. В окне «Выбор доверенности» заполните Номер документа, Дата документа и ФИО доверенного лица по его доверенности, затем нажмите Подтвердить.

6. Добавьте позиции на вкладках Товар и Услуга кнопкой Добавить из справочника или Добавить и укажите Кол-во, Цена и НДС.

7. Если цены включают НДС, отметьте НДС внутри суммы.

8. Нажмите Сохранить как черновик. Появится сообщение «Продажа успешно сохранена.».

Что ещё есть в форме:

• Поле Искать по товарам над таблицей ищет по строкам этого документа, а не по справочнику.
• Чтобы удалить строки, нажмите Изменить, отметьте строки и нажмите Удалить (N), где N — число отмеченных. Готово выходит из режима без удаления.
• Если название введено прямо в строке и такой позиции нет в справочнике, при сохранении откроется окно «Позиции ещё не в справочнике». Нажмите Сохранить все — позиции попадут в справочник, и реализация сохранится.
• Если на складе не хватает товара, откроется окно «Товара не хватает на складе». Это предупреждение: Всё равно создать сохраняет реализацию, и остаток уходит в минус; Сменить склад возвращает к полю Склад.
• Если уйти со страницы, не сохранив изменения, появится окно «Несохраненные изменения». Подтвердить — уйти без сохранения, Отменить — остаться на странице.

Накладная и АВР

Накладная и АВР — печатные формы реализации, создавать их отдельно не нужно. После сохранения в блоке Связанные документы появится Накладная (если продавали товары) или Акт выполненных работ (если услуги) — ориентируйтесь на то, какая отметка стала зелёной.

1. Откройте сохранённую реализацию.
2. В блоке Связанные документы нажмите Накладная или Акт выполненных работ — откроется печатная форма.
3. Нажмите Скачать, чтобы сохранить PDF, или Переслать, чтобы скопировать ссылку на документ.
4. Чтобы документ подписали электронно, нажмите Отправить на подпись — он уйдёт в ЭДО (электронный документооборот).

Отправленный документ подписывают ЭЦП (электронной цифровой подписью): на компьютере — в меню Документооборот → ЭДО → Исходящие, с телефона — в приложении Payda. Как это сделать — в статьях ЭДО в кабинете и Подписать документы в ЭДО с телефона.

По этой же реализации:

• Добавить ЭСФ в блоке Связанные документы или + ЭСФ в строке списка открывает ЭСФ с данными реализации — см. Выписать и отправить ЭСФ;
• Дублировать в шапке формы создаёт копию реализации.

Проверка результата

• В списке Продажи появилась строка документа со статусом Сохранен или Проведен.
• В колонке Связанные документы у реализации зелёные отметки печатных форм — Накладная или Акт выполненных работ.
• Ссылка из Переслать открывает счёт на оплату — проверьте её в браузере, прежде чем отправлять клиенту.

Частые ошибки

Что видите	Почему	Что делать
«Обязательное поле» под полем счёта на оплату	Поле со звёздочкой пустое	Заполните поле и сохраните счёт снова
В реализации браузер подсвечивает пустое поле со звёздочкой или молча не даёт сохранить	Не заполнено обязательное поле	Заполните Номер, Наименование и другие поля со звёздочкой и сохраните снова
«Добавьте хотя бы одну номенклатуру в документ.»	В документе нет ни одной строки	Добавьте позиции: Добавить из справочника или Добавить
Сообщение «Проверьте позиции» и подсвеченная ячейка: «Количество должно быть больше нуля», «Укажите цену» или «Выберите ставку НДС»	В строке не заполнены количество, цена или ставка НДС	Заполните подсвеченную ячейку. Название строки указано в сообщении
Окно «Товара не хватает на складе»	На складе меньше товара, чем в реализации	Это предупреждение, а не запрет: Всё равно создать — остаток уйдёт в минус, Сменить склад — выберите другой склад
Окно «Позиции ещё не в справочнике»	Название введено прямо в строке таблицы	Нажмите Сохранить все
Поле Склад серое	В таблице нет товара с количеством	Добавьте товар и укажите Кол-во
У клиента нет кнопки Оплатить	В реквизитах не задана ссылка на оплату или кнопка выключена для этого счёта	Задайте ссылку и включите Кнопка «Оплатить» — см. Оплата счёта по ссылке

Что дальше

• Связанные документы — как из одного документа создать следующий.
• Выписать и отправить ЭСФ — электронный счёт-фактура по реализации.
• Платежи и касса — отметить оплату от клиента.